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你可能没意识到，邮件的标题和开头第一段，决定了这封邮件的“生死”。客户每天收几百封邮件，凭什么看你的？咱们得抓住他的注意力。
*标题要像“路标”，别当“谜语”。比如，客户之前问过你产品A的价格。你的回复邮件标题，写`Quotation for Product A - [Your Company Name]`就比光秃秃一个`Hi`或者`Re: Re: Re:`要清楚得多。客户一眼就知道这是什么，该谁处理。
*开头问候，别太死板，但也别太随便。通用的`Dear Mr./Ms. [Last Name]`是安全的。如果不知道对方姓名，用`Dear Sir/Madam`或者`Dear Purchasing Manager`也行。这里有个小建议啊，如果你和客户已经来回几封邮件，稍微熟络一点，可以用`Hello [First Name]`，会显得亲切些。但一开始，咱还是规矩点。
*第一段写什么？直接点！别绕圈子。我见过不少新手邮件，开头先写一大段“感谢您在百忙之中…希望我们合作愉快…”，看得人着急。老外，特别是欧美客户，习惯开门见山。你可以这么写：
> `Thanks for your inquiry about our [Product Name].` (感谢您对我们XX产品的询价。)
> `As per your request, I've attached the detailed quotation for your review.` (根据您的要求，附上详细报价供您审阅。)
看，上来就告诉对方“我收到你问什么了”以及“我做了什么”，清晰高效。
正文是核心。这里最容易出问题，也最体现你的专业度。咱们分几块说。
首先，回复询盘时，常见的问题怎么处理？
客户问了一堆问题，你怎么回？记住一个原则：结构化回复，一目了然。别把所有信息揉在一大段话里。
举个例子。客户来信问：“请报产品B的FOB上海价，告诉我最小起订量、交货期和付款方式。”
新手可能会回一段话：“我们的价格是…，起订量是…，交货期要…，付款是…。” 虽然全，但读起来费劲。
更好的方式是：
>Regarding your questions:
> 1.Price:USD 15.00/pc, FOB Shanghai.
> 2.MOQ (Minimum Order Quantity):500 pcs.
> 3.Delivery Time:30 days after receiving your deposit.
> 4.Payment:30% T/T in advance, balance before shipment.
瞧，用列表的方式，客户扫一眼就能找到所有关键信息，体验感好太多了。这其实就是把复杂信息简单化的过程。
其次，语言上，咱们追求“准确”而非“华丽”。
用短句，用常见的词。比如，`We can provide...` (我们可以提供) 就比 `We are in a position to furnish...` 要好懂。`Please find the attachment` (请查收附件) 是个万能好句。
对了，说到语气，怎么保持“中立乐观”呢？多用`would`, `could`, `please`这些词，显得礼貌且留有商量余地。比如，客户要求一个你做不到的很短的交期，不要说`We cannot deliver in 7 days.` (我们无法7天交货。)，这太生硬了。试试`I'm afraid we couldn't meet the 7-day delivery time due to current production schedule. However, we could arrange shipment within 15 days. Would that work for you?` (恐怕由于目前的排产，我们无法满足7天的交期。但我们可以在15天内安排发货，您看这样可以吗？)
看，表达了困难（中立），但立刻给出了替代方案（乐观），把问题抛回给客户一起商量。这个思维转换很重要。
写了这么多年邮件，我发现有些细节，新手特别容易忽略，但老手会很在意。这些东西，往往决定了客户对你的印象。
*坑1：不检查就发送。拼写错误、语法错误、甚至把客户名字写错……这些都是“硬伤”，会让客户觉得你粗心、不专业。发送前，务必读两遍，用WORD的拼写检查也行。说真的，这是最基本的要求。
*坑2：忘记附件。在邮件里写了“详情请看附件”，结果根本没附上。哈，这个错误我早年也犯过，别提多尴尬了。现在我的习惯是，写邮件时，先把附件添加好，或者在最后检查时，专门看一眼附件栏。
*坑3：不及时回复。商务邮件不是微信，但也不是书信。通常，24小时内回复是一个比较合理的时限。如果问题复杂需要时间确认，可以先回复一句`Got your email. We are checking and will revert to you with details by tomorrow.` (邮件收到。我们正在核实，明天前给您详细回复。)，让客户知道你已读且在处理，而不是石沉大海。
那加分项呢？除了把事情做对，还能怎么做得出彩？
我的个人见解是，在邮件里体现一点点“人情味”。比如，客户所在的城市刚过了一个重要节日（你通过LinkedIn或者之前的聊天知道的），可以在邮件开头加一句`Hope you had a great [节日名]!`。或者，周末前发的邮件，结尾可以说`Have a nice weekend!`。这种小小的、不涉及业务的关心，能快速拉近距离。
再比如，回复时，如果客户的问题提得特别好、特别专业，可以真诚地夸一句`That‘s a very good question.` (这个问题提得非常好。)，然后认真解答。对方能感受到你的重视。
结尾不要用“总结”，咱们直接收尾。通常就是一句简单的呼吁行动或表达期待。
> `Looking forward to your feedback.` (期待您的反馈。)
> `Please feel free to let me know if you have any questions.` (如有任何问题，请随时告知。)
然后，一个专业的邮件签名是必须的。它就像你的电子名片。应该包含：
*你的全名
*你的职位
*公司名称
*电话（带国际区号，比如+86-）
*公司网站
*公司地址（可选）
这会让客户觉得你背后是一个正规的、可联系的实体，而不是一个随时会消失的虚拟账号。对了，顺带提一下，很多公司邮箱可以设置统一的签名模板，记得用起来。
说到底啊，写外贸邮件，是一个从“害怕”到“熟练”，再到“形成自己风格”的过程。一开始，你可以多找几封公司里前辈写的优秀邮件做模板，模仿他们的结构和用词。但别忘了，最终你要形成自己的沟通方式。
别把每一封邮件都当成一次艰难的考试。把它看成是一次次普通的、但重要的对话。你的目的是交流信息，解决问题，建立关系。语法和单词，是为这个目的服务的工具，而不是目的本身。只要你的表述清晰、态度诚恳、反应及时，大部分客户都会愿意和你沟通。
有时候，一封写得朴实但信息完整的邮件，远比一封辞藻华丽但逻辑混乱的邮件更有用。所以，放轻松，从回复下一封询盘开始，大胆地去写，去练。遇到不确定的，多查查，多问问。这条路，每个外贸人都是这么走过来的，你也一定可以。
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