位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸邮箱内容怎么写？手把手教你拿下海外订单
很多人觉得，写邮件不就是打个招呼、介绍产品嘛。但说实话，客户每天收几十上百封推销信，凭啥点开你的？第一印象太关键了。我建议啊，别再千篇一律用“Dear Sir/Madam”了。试试这几个方法：
对了，补充一句，我自己的习惯是，如果知道客户公司最近有新品发布或者获奖新闻，一定会写在开头祝贺一句。人情味嘛，总是加分项。
好了，客户点开了邮件，接下来这几十秒决定了他会不会回复。咱们经常犯的错，是把公司介绍、产品优势罗列一大堆，看得人眼花。其实啊，客户只关心一件事：你能帮我解决什么问题？
举个例子。假如你是卖工业螺丝的，别光说“我们质量好、价格低”。可以这么说：
“我们注意到，在高温环境下，普通螺丝容易松动。我们的XX型号采用了特殊涂层，在200°C下稳定性提升40%，这是某汽车厂用了我们产品后的测试数据（附上简单图表）。您目前的产线有没有遇到类似情况？”
看出区别了吗？从问题切入，给出解决方案，再加点证据。这样写，客户会觉得你在为他量身定制方案，而不是机械推销。
再说结构。正文可以分三块：
1.简短说明来意：一句话说清你是谁、为什么联系他。
2.核心价值展示：用bullet points（就是项目符号）列出2-3个最吸引人的点，每个点后面跟一句简短解释。比如：
3.行动呼吁要明确：别只说“期待您的回复”。可以写成：“如果您有兴趣，我可以发一份详细规格书给您，或者安排一个15分钟的电话聊聊具体需求？”——给出具体选项，客户更容易做出反应。
附件千万别随便扔个10MB的产品册过去。客户邮箱可能有大小限制，也怕病毒。我建议啊，第一次联系尽量别带附件。如果非要带，可以这么说：“产品详细资料我整理了一个3页的PDF概要（已压缩至1MB），方便您快速浏览。需要完整册子我随时可以发。”
邮件签名更是你的名片。很多新手就写个名字和电话，太可惜了。完整的签名应该包括：
顺便提个醒，签名里放个人头像或公司logo会让邮件更醒目。不过logo别太大，不然显得花哨。
写英文邮件不是考试作文，不需要复杂从句和生僻词。记住一个原则：用最简单的话把事说清楚。有些短语可以多用用，比如：
语气上保持积极。即使客户砍价砍得狠，也别写“Your price is too low, we can't accept.”（你的价格太低，我们无法接受）。可以换成“I appreciate your offer. To meet your target price, perhaps we can adjust the material specification slightly while keeping performance? I have a couple of options to share.”（感谢您的出价。为了达到您的目标价位，也许我们可以在保持性能的同时稍微调整材料规格？我有几个方案可以分享。）——你看，从对抗变成一起想办法。
还有个小技巧，适当用些口语词，比如“actually”、“basically”、“to be honest”，能让邮件读起来更像真人写的。不过也别过度，不然显得不专业。
干了这么多年外贸，见过太多“自杀式”邮件了。说几个常见的坑吧：
去年我们有个新人，给一家澳洲零售商发了三次邮件都没回音。我让他别急着发新产品，先去研究客户网站。他发现对方正在推一个“环保儿童用品”系列，而我们刚好有款可降解材料的新品。第四次邮件，他主题行写：“Eco-friendly material idea for your new kids line”（针对您新儿童产品线的环保材料方案）。正文第一句就说：“Love the new eco-kids range on your site! We've developed a plant-based polymer that degrades in 6 months, which might align with your campaign.”（很喜欢你们网站上的新环保儿童系列！我们开发了一种6个月内可降解的植物基聚合物，可能符合你们的推广理念。）
结果呢？客户当天就回复了，现在成了稳定客户。你看，关键不是写得多漂亮，而是有没有戳中对方当下最在意的事。
我始终觉得，写外贸邮件不是在完成一项任务，而是在开启一次对话。别把它想得太复杂，就像平时和潜在合作伙伴聊天一样，真诚点、多想一步。有时候，稍微花点时间研究下客户背景，比群发一百封模板邮件都有用。
工具毕竟是工具，现在AI也能帮忙润色语法、调整语气。但真正打动人的，永远是邮件里透露出的“我懂你正在面对什么，而且我能帮上忙”的那种洞察力。所以啊，下回写邮件前，不妨先问问自己：如果我是收件人，看到这封邮件会想回复吗？
版权说明：
