位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸公司简介邮箱格式设置全攻略，新手一看就懂
你是不是刚进外贸公司，或者正打算自己干外贸，结果一看要写公司简介、要设置邮箱，头都大了？尤其是那个邮箱，好像很简单，但总觉得哪里不对劲，怕显得不专业，把客户给“吓”跑？别急，今天咱们就唠唠这事儿，用最白的话，把外贸公司那点门面和“脸面”——邮箱，给你掰扯明白。
很多人觉得，外贸公司嘛，不就是把国内东西卖给老外，或者把国外东西弄进来。这么说没错，但光知道这个，你写出来的简介可能就千篇一律，没吸引力。
我个人的一个观点是：现在信息这么发达，一个潜在客户在网上看到你公司，可能就花几秒钟。你的公司简介，必须在几秒钟内告诉他三件事：你是做什么的（具体点）、你有什么特别的、跟你合作我能得到啥好处。它不是一份冰冷的工商登记，而是一封写给市场的“情书”，或者说是你的电子版销售员。
所以，写简介别一上来就“我公司成立于XX年，注册资金XX万”……客户真的不太关心这个（除非特别大的项目）。试试这样开头：
*提问式：“正在寻找可靠的中国XXX产品供应商吗？”
*痛点式：“是否厌倦了供应链不稳定、沟通效率低的采购体验？”
*价值式：“我们专注于帮助欧美品牌，以更有竞争力的成本，获得高品质的XX产品。”
然后，再用一小段话，清晰说明你的核心业务（具体产品品类）、优势（是工厂直出？是质检严格？是物流快捷？）、服务理念。记住，语气要自信、积极，展现出“我们很专业，而且我们很乐意解决你的问题”这种态度。中立，但乐观。
好了，公司简介让人家对你有了兴趣，接下来就要联系了。邮箱，就是最主要的桥梁。一个乱七八糟的邮箱地址，可能直接让之前建立的好感归零。
你想啊，如果你收到一封邮件，发件人是 `wangwei19881123@163.com` 或者 `cutelittlegirl@gmail.com`，你第一感觉是谈几万美金生意的，还是……？邮箱是线上商业身份的核心标识，它必须统一、规范、易记，并且与你的公司简介和网站高度一致，这样才能建立信任。
首先，抛弃免费个人邮箱！
重要的事说三遍：不要用QQ、163、Gmail的个人邮箱做业务！不要用！不要用！这几乎是新手最容易踩的坑。这就像开着摆摊的三轮车去参加国际车展，格格不入。你必须使用公司域名邮箱，也就是以你自己公司网站域名为后缀的邮箱，比如 `sales@yourcompany.com`, `jack@yourcompany.com`。
怎么弄到公司域名邮箱？
1.你得先有个域名：就是你的网站地址，比如 `yourcompany.com`。这个可以在阿里云、腾讯云等地方注册购买，一年几十到百来块钱。
2.然后开通企业邮箱服务：很多公司都提供，比如腾讯企业邮箱、阿里企业邮箱、网易企业邮箱等，都有免费或基础收费版本。把你买的域名绑定上去，就可以创建了。
3.设置邮箱前缀：这就是格式的关键了。
这里给你几个最常用、最推荐的模式，你可以直接套用：
*最通用格式：`名.姓@公司域名.com`
例子：*`jack.chen@abc-trading.com`
优点：*国际通用，清晰明了，老外一看就知道你叫Jack Chen。这是目前最推荐给新手的格式，不容易出错。
*简洁格式：`名@公司域名.com` 或 `姓名全拼@公司域名.com`
例子：*`jack@abc-trading.com` 或 `chenjack@abc-trading.com`
优点：*更简短，好记。但要注意，如果公司里有多个Jack，就不太适用了。
*部门职能格式：`部门@公司域名.com`
例子：*`sales@...`, `info@...`, `service@...`
优点：*用于对公业务，不因人员变动而变更。通常建议将 `info@...` 或 `contact@...` 作为官网上公开的联系邮箱。
*组合格式：`部门.名@公司域名.com`
例子：*`sales.jack@abc-trading.com`
优点：*既体现了部门职能，又明确了负责人，内外沟通都很清晰。
几个千万要注意的坑：
1.别用数字！避免像 `jack2024@...` 或者 `wangwei123@...` 这种，显得很不专业，像临时账号。
2.大小写要统一。通常建议全部用小写字母，避免混淆。
3.前缀别太长。太长的邮箱地址容易输错，也不方便口头告知。
4.全公司统一规则！定了 `名.姓` 的格式，就所有人都用这个格式，别A同事用 `名.姓`，B同事用 `姓.名`，会显得公司管理混乱。
我自己就见过一个案例，一家小外贸公司刚开始用个人邮箱，开发信回复率极低。后来咬牙统一换成了 `firstname.lastname@company.com` 格式的域名邮箱，并在官网和简介中更新，短短两个月，客户询盘的信任感明显提升，有个客户直接说：“看到你们的专业邮箱，我觉得你们是认真做生意的，才决定回复。” 你看，一个小细节，力量有多大。
现在你有了一个吸引人的简介和一个专业的邮箱，怎么让它们发挥“1+1>2”的效果？
*在官网“联系我们”页面：放上你的部门邮箱（如 `sales@...`），同时也可以在团队介绍里，展示成员的专业邮箱地址。
*在邮件签名里：一定要设置专业的邮件签名！这简直是免费广告位。签名里应该包含：你的姓名、职位、公司名、专业邮箱、公司电话、官网链接。甚至可以加一句公司简介里的核心口号或优势。这样每发一封邮件，都在强化你的专业形象。
*在社交平台（如领英）：个人资料的联系方式栏，优先留你的公司域名邮箱。
说白了，公司简介是你的“静态广告牌”，告诉别人你是谁；而邮箱及围绕它展开的沟通，是你的“动态服务过程”，展示你如何做事。两者风格、信息必须一致，才能形成一个完整的、可信赖的商业形象。
做外贸，有时候觉得挺磨人的，从开发客户到搞定订单，环节太多。但正因为如此，那些你能控制的、看似微小的细节，才成了拉开差距的关键。公司简介和邮箱格式，就是你能完全掌控的、成本极低的“专业度展示点”。
别再觉得这是小事了。从你决定用 `yourname@yourcompany.com` 代替那个用了多年的QQ邮箱开始，你或许就在心态上完成了一次从“个人卖家”到“商业实体”的转变。这种转变，客户是能感受到的。
对了，设置好之后，自己先试着用这个邮箱给朋友发封邮件看看效果，检查下签名，模拟下客户的感受。多检查，多优化，这事儿就算成了。外贸路上，把基础打扎实，每一步都走得稳当点，比什么都强。
版权说明：
