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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸邮箱到底该怎么发？3个步骤让你告别石沉大海
你是不是刚入行外贸，盯着电脑屏幕，不知道第一封开发信该怎么写？或者，你已经发了几十封邮件，却像扔进大海的石头，连个水花都看不见？别急，这种感觉太正常了。很多新手都卡在这一步，就像“新手如何快速涨粉”一样，外贸发信也是个需要技巧的“技术活”，光有热情可不够。今天，咱们就抛开那些复杂的理论，用最白话的方式，把“外贸邮箱怎么发”这件事，给你掰开揉碎了讲清楚。
我知道你可能急着想马上知道邮件怎么写。但等等，在动笔之前，有个更重要的问题：这封信，你要发给谁？
这个问题听起来简单，但很多邮件发出去没回音，根子就出在这儿。你是在对着一片模糊的影子说话，对方当然不会理你。
*找对人比说对话更重要。别再用那种漫天撒网的邮件列表了。花点时间，去公司的官网、领英（LinkedIn）上，找到采购经理（Procurement Manager）、老板（Owner）或者具体部门的负责人。直接喊出他的名字，比如“Dear Mr. Johnson”，效果绝对比“Dear Sir/Madam”好一百倍。
*看看他“喜欢”什么。这就好比你要追一个人，总得先了解一下他的喜好吧？去对方的社交页面或者公司新闻里看看，他们最近在关心什么行业动态，公司有什么新项目。如果你在邮件里能提到一句，“我看到贵公司最近在拓展欧洲市场，我们的产品正好符合欧盟新标准……”，对方立马会觉得：嗯，这人做过功课，不是来群发的。
所以，发信前的准备，不是浪费时间，而是在给你的邮件“装导航”。方向对了，才有到达的可能。
好了，现在你知道要跟谁说话了。那第一句话该怎么写，才能让他不立刻点“删除”？
这里有个最常见的误区：把开发信当成公司简介来写，开头就是“We are a professional manufacturer of...”（我们是一家专业的……制造商）。停！打住！客户每天收到几十封这样的邮件，他凭什么要看你的？
你得反过来想：他为什么要看你的邮件？答案只有一个：这封邮件能帮他解决什么问题，或者带来什么好处。
来，看看两种开头方式的对比，你感受一下：
| 传统开头（容易被忽略） | 抓住眼球的开头（建议尝试） |
|---|---|
| :--- | :--- |
| “我们是来自中国的XX工厂，有10年经验……” | “为您节省15%采购成本的方案，是否有兴趣了解？” |
| “我们的产品质量好，价格优……” | “请问贵司是否正在为供应商交货延迟的问题烦恼？” |
| “随附我们的产品目录，请查收。” | “我注意到贵公司网站上的A产品，我们的B组件可以让其寿命延长一倍。” |
看出来区别了吗？好的开头，是抛出客户感兴趣的“钩子”，而不是喋喋不休地介绍自己。你要当那个提供解决方案的人，而不是又一个推销员。
正文部分，记住四个字：简短、清晰、重点突出。
*简短：没人有耐心看长篇大论，控制在5-8句话以内，手机屏幕一眼能看完最好。
*清晰：一句话说清楚你能提供什么（产品/服务），核心优势是什么（质量、价格、交期、认证等）。
*重点加粗：把你的核心优势，或者最想让客户看到的行动号召（比如点击链接、查看附件）加粗。比如：“我们的模具通过了FDA认证，专供北美市场。”
对了，附件最好先别发。第一封陌生邮件带附件，很容易被系统扔进垃圾箱。可以把产品图片做成高清的图，直接贴在邮件正文里，或者给一个网盘链接。
邮件发出去了，松了口气？别急，更关键的在后面。你可能会问：“我一封邮件没回复，要不要继续发？继续发会不会惹人烦？”
这是个好问题，也是核心问题。我的观点是：要跟进，但要有策略地跟进，跟“骚扰”完全是两回事。
想象一下，你给一个潜在客户发了封邮件，他没回。可能的原因太多了：邮件被淹没了、他在休假、他当时忙没仔细看、或者他看了但还在犹豫……你一声不吭就放弃，等于白白浪费了之前找联系人、写邮件的所有努力。
那该怎么跟进呢？这里给你一个“温和三部曲”参考：
1.第一周后：可以发一封非常简短的邮件，标题可以是“Re: 关于XX事宜的提醒”。内容就一句话：“Just kindly follow up on my previous email below. Hope you are well.”（只是跟进一下我之前的邮件。祝好。）把上一封邮件内容附在下面。这等于轻轻推了他一下。
2.第二周后：如果还没回音，可以换个角度。分享一篇和他行业相关的简短资讯、一个你们产品的成功案例链接，或者直接提出一个更具体的问题。标题可以是“一篇关于[客户行业]趋势的文章，可能对您有启发”。这展示你的专业性和持续关注，而不是只会推销。
3.一个月后：如果前两次都没反应，可以考虑打个电话（如果你有号码），或者用领英发个简短消息。电话开头可以说：“我是XX公司的XX，之前给您发过邮件关于XX产品，怕您忙没看到，特意电话跟您确认一下。” 态度要礼貌、自信。
记住，跟进的目的不是逼单，而是保持一个专业、友善的存在感。让他下次有需求时，能想起你这个“执着但又不讨厌”的供应商。
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写了这么多，其实我最想说的是，发外贸邮件没有“一发必中”的魔法公式。它更像是一种基于理解和尊重的持续沟通。别怕犯错，你的第一封邮件可能很青涩，第十封可能还是没回复，但这每一次尝试，都在帮你更了解你的客户，更了解国际市场。
小编我觉得，做外贸，尤其是刚开始的时候，心态比技巧更重要。把每一次发邮件，当成是和屏幕另一端一个真实的人的一次对话起点。别把它当成冰冷的任务，带着帮对方解决问题的心思去写，你的文字自然会带上温度。剩下的，就是保持耐心，不断学习，不断调整。这条路，每个老鸟都走过，你并不孤单。坚持下去，那个“已读”回执，或者简单的“Thanks for your email”，迟早会来的。
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