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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸报价邮件怎么写？1500字干货教你从零到专业
你是不是一听到“给客户发报价”就有点发怵？特别是刚入行那会儿，对着空白邮件界面，愣是不知道第一句话该怎么敲。心里琢磨着：写得太简单会不会显得不专业？写得太复杂客户会不会懒得看？价格报出去就石沉大海，问题到底出在哪儿？今天，咱们就抛开那些复杂的理论，像朋友聊天一样，掰开揉碎了讲讲，一封能帮你拿到订单的报价邮件，到底该怎么写。
别急着打开邮箱，磨刀不误砍柴工嘛。在动手写之前，咱们得先把自己的思路理清楚。
*这封邮件是发给谁的？是老客户询价，还是全新的潜在客户？对方的职位是采购经理还是老板？了解你的读者，才能决定用更商务还是更直接的口吻。
*客户到底要什么？他发来的询盘是不是足够清晰？如果有模糊的地方，你是直接按自己的理解报价，还是先发封邮件问清楚？要我说啊，宁愿多花几分钟确认，也千万别猜着报。猜错了，后续全是麻烦。
*你的优势在哪？除了价格，你还有什么能打动客户？是交货期特别快？质量有独家认证？还是售后服务有保障？把这些亮点提前想好，等会儿写邮件的时候，才能自然地“秀”出来。
你看，把这些想明白了，你这封邮件的“魂”就有了，不再是干巴巴的数字罗列。
好，咱们现在进入正题，看看一封完整的报价邮件应该长什么样。我把它分成几个部分，你就像搭积木一样，一块块填进去就行。
标题要是没起好，邮件可能直接被丢进垃圾箱或者被忽略。记住几个原则：
*包含核心关键词：比如客户询盘的产品名称、你的公司名缩写。
*简洁明了：别整得太长，一眼能看到重点。
*可以加上一点“小心机”：比如注明是针对他哪天的询盘，或者突出一个卖点。
举个例子：
*一般写法：Quotation for LED Bulb
*优化后：Quotation for LED Bulb (Model A123) from [你的公司名] - Fast Delivery
*针对老客户：Updated Quotation per your inquiry on Jan 17th
开头别再写“Dear Sir/Madam”然后就生硬地报价了。试试这样：
*感谢对方的询价：这是最基本的礼貌。
*简要提及对方的询盘内容：让对方立刻知道这封邮件是回复他哪件事的，表明你很重视。
*可以表达一下积极合作的意愿：让气氛暖和起来。
一个我觉得还不错的开头模板：
“Hi [客户姓名],
Thanks for your inquiry about [产品名称] yesterday. We're glad to provide you with our best offer and details as below.”
看，是不是比干巴巴的“Regarding to your inquiry...”要有人情味多了？
这部分是重头戏，一定要做到一目了然。我建议直接用表格，这是最省事也最专业的方式。
| 项目(Item) | 产品描述/型号(Description/Model) | 单价(UnitPrice) | 数量(Quantity) | 小计(Subtotal) |
|---|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| 1 | LEDBulb,ModelA123,10W,WarmWhite | $2.50/pc | 1000pcs | $2,500.00 |
| 2 | ... | ... | ... | ... |
| 总计(TotalAmount) | $2,500.00 |
在表格下面，务必！务必！要注明价格条款：
*EXW, FOB, CIF, DDP这些术语到底是什么意思？简单说，它决定了价格里包含了哪些费用，风险在哪里从你转移到客户。比如你报的是FOB上海价，那意思就是货物运到上海港、装上船之前的所有费用和风险都是你的，装上船之后就是客户的了。这个必须写清楚，不然以后扯皮能扯到头疼。
*货币单位：是USD，EUR还是别的？
*付款方式：T/T, L/C, PayPal？定金比例多少？
*交货期：这是除价格外客户最关心的。写个明确的时间范围，比如“15-20 days after order confirmation”。
*报价有效期：比如“This offer is valid until Feb 18th, 2026.” 给自己一个回旋余地，也督促客户尽快决定。
报完价就结束？那你这封邮件就只完成了60分的任务。高手会在后面加上这部分，把分数拉到80分以上。
*强调你的优势：比如“Our products have passed CE and RoHS certifications, which ensure safety and smooth clearance in your market.”（我们的产品有CE和RoHS认证，能确保在您市场的安全和清关顺利。）
*提供额外信息：可以附上产品规格书、认证证书、工厂照片的链接，或者主动提出可以寄送样品。
*引导下一步：给客户一个明确的行动指令。比如“If you need any samples for quality check, we can arrange it promptly.” 或者 “Please feel free to let us know if you have any questions.”
结尾简单祝福一下，然后完整地留下你的联系方式。
*结尾句：“Looking forward to your feedback!” 或者 “Hope to have the chance to work with you!”
*落款：你的名字、职位、公司名、电话、WhatsApp/微信、公司网站。别让客户想找你的时候找不到。
模板是骨架，但想让邮件有血有肉，还得靠一些细节。分享几点我的个人看法吧：
*附件别乱用：报价单可以放在邮件正文里，如果产品目录很大，再作为附件。不然容易被系统拦截。重要信息，尽量在正文里体现关键点。
*讲故事，而不是只讲数据：比如说你强调质量好，可以加一句“我们上一批货发给德国客户，抽检合格率是100%”，这比单纯说“我们质量很好”要有力得多。
*站在客户角度想想：他收到这封邮件，最关心什么？是总价？是到货时间？还是售后保障？在你的邮件里，把他最关心的点突出显示。
*口语化一点，没关系：咱们是和人做生意，不是和机器。用“we can”、“we'll”这种自然的缩写，比全部用“we will”显得更轻松、更真实。偶尔加个“by the way”引出额外优势，也挺好。
最后我想说，写报价邮件这事儿，真没什么神秘的。它就是一个展示你专业性、可靠性，并传递合作诚意的沟通工具。最开始可以严格按照模板来，发得多了，你自然就会形成自己的风格。关键是要用心，把每次报价都当成一次展示自己的机会。
最怕的就是，你发出去的是一封冷冰冰的、只有数字的邮件。试着让它带上一点温度，带上你的思考。当你开始替客户考虑问题的时候，你的邮件就已经胜过很多人了。好，关于报价邮件的门道，咱们就先聊这么多。希望能帮你扫清一点刚开始的迷茫。下次发邮件前，记得回来看看，说不定能有新的灵感。
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