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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸报价邮件到底怎么写才能让客户回复？
咱们先想一个最基础的问题：你收到一封排版乱七八糟、重点全无、甚至还有错别字的邮件，你还有耐心仔细看下去吗？恐怕很难。客户也一样。所以，邮件的格式是敲门砖，它决定了客户愿不愿意花时间读你的内容。
邮件的核心结构，其实就三大部分：开头、正文、结尾。但每一部分都有讲究。
*开头（Subject & Greeting）：这是你的“黄金三秒”。
*邮件主题（Subject）：千万别只写个“Quotation”或者“Price”。这太笼统了，客户每天可能收到几十封。你要做到精准、具体、包含关键词。比如：“Quotation for [产品型号/名称] from [你的公司名] - Ref: [客户询盘号]”。这样客户一眼就知道这是什么，跟他的哪次询盘相关，方便查找。
*称呼（Greeting）：尽量找到负责人的名字，用“Dear Mr./Ms. [Last Name]”。如果实在不知道，用“Dear Purchasing Manager”或“Dear Sir/Madam”也行，但前者明显更显用心。
*正文（Body）：这是展示你专业度的主战场。
*第一段：感谢与确认。先感谢客户的询价，并简要确认你已理解他的需求。例如：“Thank you for your inquiry about [产品名称] on [日期]. We are pleased to submit our quotation as follows.” 这显得礼貌且专业。
*核心报价部分：清晰，再清晰！这里强烈建议使用表格。文字描述价格、参数很容易看花眼，一个简单的表格能让一切一目了然。
举个例子，对比一下：
纯文字版（混乱）：
“我们的型号A价格是10美元，最小起订量500个，交货期30天；型号B价格是15美元，最小起订量300个，交货期25天...”
表格版（清晰）：
| 产品型号 | 产品描述 | 单价(FOBShenzhen) | 最小起订量(MOQ) | 预计交货期 |
|---|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| ModelA | [简短描述] | USD10.00/pc | 500pcs | 30days |
| ModelB | [简短描述] | USD15.00/pc | 300pcs | 25days |
你看，是不是表格完胜？客户需要的信息（价格、起订量、交期）一眼就能抓到。
*条款说明：别藏着掖着。在表格下面，用要点（Bullet Points）清晰地列出你的交易条款，这是避免后续纠纷的关键。
*价格条款：比如EXW, FOB, CIF具体到哪个港口？这个价格包含了什么？（是裸价，还是含了标配包装？）
*支付方式：T/T, L/C, PayPal？定金比例是多少？
*有效期：这个报价多久内有效？（例如：Valid until Jan 31, 2026）
*包装信息：标准包装是什么样？特殊包装是否加费？
*结尾（Closing）：推动客户行动。
*再次表达希望能合作的意愿。
*附上你的公司简介、产品目录或认证证书的附件（注意控制文件大小，建议用PDF）。
*最重要的：提供一个明确的下一步指引。比如：“Please feel free to contact us if you have any questions. We look forward to your early reply and the opportunity to work with you.”
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写到这里，我猜你可能有些具体问题。咱们来个自问自答，把那些纠结的地方一次性讲清楚。
问：客户没具体询价，我能不能主动发开发信报价？
呃...这个得小心。盲目发报价单附件，很容易被当成垃圾邮件。我的建议是，如果是在开发信阶段，不要在首封邮件里就附上详细的报价单PDF。你可以在邮件正文里，提供一个非常有吸引力的区间价或者主打产品的单一价格，目的是勾起客户的兴趣，让他回复你。等他问你要详细报价时，你再发正式的报价单。这叫“钓鱼”，得有耐心。
问：报价是不是越低越好？
绝对不是！这是最大的误区。低价可能吸引来只想占便宜的客户，后续麻烦一堆。报价的核心是体现价值。你的价格背后，是质量、是交期、是服务、是稳定性。在邮件里，适当强调一下你们公司的优势（比如“10年生产经验”、“通过ISO9001认证”、“支持定制化”），让客户觉得你的价格是合理的。有时候，稍微高一点但很专业的报价，比一个超低但令人怀疑的报价，更能赢得信任。
问：邮件写得很详细了，为什么客户还是不回复？
这可能是最让人沮丧的了。除了格式和内容，还有一些“隐形”因素：
1.时机不对：客户可能在度假、或者在忙展会。
2.他只是比价：你可能只是他询价的N个供应商之一。
3.你的邮箱被屏蔽了？确保你用公司域名邮箱（如 name@yourcompany.com），而不是免费邮箱（如163, gmail），后者显得不专业且容易被屏蔽。
4.没有跟进：发完报价就傻等？不行。一般一周左右，如果没回复，可以发一封简短的跟进邮件，问一下客户是否收到了报价，或者是否有任何疑问。语气要友好，不要催。
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说了这么多，其实写一封好的外贸报价邮件，真没什么高深秘诀。它就是“专业”和“为人着想”的结合。专业，体现在清晰的格式、准确的数据、完整的条款；为人着想，体现在你站在客户的角度，让他能最省力、最快速地获取他需要的信息，并感觉到你的诚意。
别再把报价邮件当成一个不得不完成的任务。把它当成一次展示自己、开启合作的机会。从下一封邮件开始，试着用上表格，理清条款，写一个有针对性的主题行。慢慢你会发现，那个“已发送”文件夹里，开始出现更多令人期待的“回复”了。
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