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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸新手填错邮箱地址，订单就黄了？
你是不是也这样？好不容易通过各种渠道，比如看了不少“新手如何快速涨粉”的攻略，把潜在客户吸引过来了，对方也终于回复询盘，眼看就要谈到下单的关键一步了。这时候，对方甩过来一句：“请把你们的PI（形式发票）发到这个邮箱。” 你心里一激动，复制、粘贴、发送，一气呵成。然后呢？然后可能就是漫长的等待，石沉大海。你有没有想过，问题可能就出在“邮箱地址”这个看起来最简单、最不起眼的环节上？
对，今天我们就来抠这个细节。别小看它，外贸里很多坑，都是这种“以为懂了其实没懂”的细节挖出来的。邮箱地址填不对，轻则显得你不专业，重则邮件根本到不了客户手里，煮熟的鸭子就这么飞了，你说冤不冤？
我知道，你肯定会说，填邮箱地址谁不会啊？不就是把那一串字母和@符号打上去嘛。嗯，道理是这个道理，但实际操作起来，里面门道可多了。我们得分几种情况来看。
第一种，也是最常见的：填写你自己的公司邮箱地址。比如在报价单、形式发票（PI）、合同（Contract）这些文件的页眉或页脚处，需要留下你的联系方式，邮箱是重中之重。这里填的，就是你希望客户回复邮件、发送订单确认的那个地址。
第二种，稍微进阶一点：在电商平台（比如阿里巴巴国际站）或企业官网上，设置联系邮箱。这个地址是公开的，所有访客都能看到，它代表了公司的对外形象。
第三种，最容易出错的一种：在给客户发送带有附件的邮件时，在邮件正文里指引客户“回复到某个指定邮箱”。或者，客户要求你把文件发到他们指定的某个邮箱。
听起来还是很简单？别急，我们往下看。
我见过不少新手朋友，在填邮箱地址时，真是花样百出地踩坑。我随便列几个，你看看有没有自己的影子：
*坑一：使用免费个人邮箱。比如用`123456@gmail.com`或者`xiaoming@163.com`去跟客户谈一笔几十万美金的订单。不是说绝对不行，但在客户看来，这显得非常不正规、不专业。想象一下，一个大公司的采购经理，收到一个来自`cutepanda@qq.com`的正式报价，他第一反应会是信任吗？恐怕会先怀疑这是不是个钓鱼邮件。正规外贸业务，强烈建议使用公司域名邮箱，也就是`你的名字@你的公司英文名.com`这种格式。
*坑二：地址拼写错误。这是最低级也最致命的错误。把`.`写成`，`，把`-`漏掉，把`o`打成`0`。尤其是客户的邮箱，抄错一个字母，你的邮件就直接去了未知的虚空，永远到不了客户手里。每次填写，务必复制粘贴，然后肉眼仔细核对两遍，特别是域名部分（@后面的部分）。
*坑三：大小写不分和空格乱加。绝大部分邮箱系统是不区分大小写的，`John@abc.com`和`JOHN@ABC.COM`是同一个地址。但是，有些系统在生成链接或者某些特定格式下可能会抽风。所以，最稳妥的办法是：完全按照客户提供的样子来，他给的是大写你就大写，他给的是小写你就小写。另外，邮箱地址中间是绝对不能有空格的！`john @ abc.com` 这样的写法肯定是错的。
*坑四：在“收件人”、“抄送”、“密送”里瞎填。这个我们后面会详细说。
好了，铺垫了这么多，我们终于要面对文章最核心的那个问题了。我相信很多新手看到邮件客户端里“收件人 (To)”、“抄送 (CC)”、“密送 (BCC)”这三个框框时，脑子是有点懵的。这不都一样是填邮箱地址的地方吗？有什么区别？我该怎么填？
别慌，我们用一个自问自答的方式，把它彻底搞明白。
问：给客户发订单相关邮件，邮箱地址填在“收件人”里就行了吧？
答：对，但不够。“收件人”里填的，是这封邮件主要需要阅读、处理和回复的人。比如你发给客户A的PI，那就把客户A的邮箱填在“收件人”。这是最直接、最没有争议的填法。
问：那“抄送”是干嘛用的？什么时候用它？
答：“抄送”的全称是“Carbon Copy”，意思是“副本送达”。填在这里的人，会收到邮件的完整内容，但他们不是这封邮件的主要执行对象。通常用于：
1.让你的上司或同事知情。比如你给客户发了合同，抄送给你老板，意思是“老板，这事我在跟进，您知悉一下”。
2.让客户的同事或相关部门知情。比如客户采购员是David，但你知道他们的技术经理也需要确认参数，你就可以在给David发邮件时，抄送给技术经理。
3.作为一种礼貌或流程。比如多方会议后的纪要，发给所有参会者，大家都可以放在“收件人”，但通常会把主要联系人放“收件人”，其他人放“抄送”。
关键点：所有在“收件人”和“抄送”栏里的人，都能看到彼此的邮箱地址。这算是一种公开的信息共享。
问：最神秘的“密送”呢？什么时候才用得上？
答：“密送”是“Blind Carbon Copy”，秘密副本。这是外贸中一个非常重要但常被忽略的功能。填在“密送”里的人，也能收到邮件，但其他所有收件人都看不到他的地址，他也看不到其他“密送”中的人。
它的典型用途有：
1.群发营销邮件或通知时保护客户隐私。这是最重要的用途！比如你要给100个潜在客户发新产品介绍，如果你把100个邮箱都填在“收件人”或“抄送”里，那么这100个客户就都能看到其他人的邮箱，这是严重的隐私泄露！正确的做法是：把你的邮箱放在“收件人”，然后把100个客户邮箱全部放在“密送”。这样，每个客户都以为这封邮件是单独发给他/她一个人的。
2.秘密地让某人知情。比如你想让大老板知道你和某个难缠客户的沟通情况，但又不想让客户知道你老板在关注，就可以把老板的邮箱放在“密送”。
为了更直观，我们用一个简单的表格对比一下：
| 功能项 | 收件人(To) | 抄送(CC) | 密送(BCC) |
|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 主要作用 | 主要处理对象 | 知悉副本，非主要执行者 | 秘密知悉副本 |
| 地址可见性 | 所有人可见 | 所有人可见 | 对所有人不可见 |
| 典型场景 | 直接客户、本次邮件主要对接人 | 客户的同事、你的上司/同事（需让其知情） | 群发（保护隐私）、秘密汇报 |
看到这个对比，是不是清晰多了？特别是“密送”在群发时的作用，很多新手就是在这里栽跟头，一不小心就把客户名单全曝光了。
理解了基本规则，再来聊点更实际的。有时候客户给的指示会很模糊，比如他说：“发给我和我的助理。” 这时候怎么办？通常，你可以把客户本人放在“收件人”，把他的助理放在“抄送”。如果客户没有明确谁主谁次，两个都放“收件人”也行，但不如前一种显得有条理。
再比如，你用自己的公司邮箱`lisa@company.com`给客户发邮件，但你想让客户的回复同时抄送到你们公司的公共客服邮箱`sales@company.com`，以防你休假时有人跟进。你可以在邮件末尾用文字说明：“Please also CC our sales department at sales@company.com for future reference.” 这是一种更主动、更清晰的做法。
还有一点，关于邮箱地址的“别名”或“子邮箱”。比如你们公司可能有`info@xxx.com`, `support@xxx.com`, `inquiry@xxx.com`，这些都指向同一个收件箱，但用在不同的场景（一般咨询、售后支持、业务询盘），会让客户觉得你们公司部门分工明确，很专业。
行了，关于“外贸订单邮箱地址怎么填”这个事，我算是把自己知道的、踩过的坑都唠明白了。说到底，这东西没什么高深技术，纯粹就是细心+习惯。但往往就是这种细节，决定了客户对你专业度的第一印象。从现在开始，每次发邮件前，停一秒，想想这封邮件的性质，对照一下收件人、抄送、密送该怎么分配，检查两遍地址有没有抄错。坚持这么干，养成肌肉记忆，以后就再也不会在这个问题上吃亏了。
外贸这条路，比拼的很多时候不是谁更聪明，而是谁更少犯错。把简单的动作练到极致，就是你的核心竞争力。邮箱地址，就是这个“简单动作”里的第一个。
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