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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸公司到底用哪个邮箱？看完这篇就懂了
刚入行的时候，我也总想找个“终极答案”，比如“做外贸必须用Gmail”或者“千万别用QQ邮箱”。但实际上，真不是这样。每家公司的业务规模、客户分布、团队习惯都不一样，所以选择也会不同。关键不在于选哪个“牌子”，而在于明白不同邮箱能帮你解决什么问题，以及可能会带来什么麻烦。咱们先把这个心态摆正。
咱们可以把常见的邮箱简单分个类，这样思路就清晰了：
*国际通用派（个人邮箱）：
*Gmail (谷歌邮箱)：这可能是外贸圈里知名度最高的了。优势很明显，全球畅通，和谷歌全家桶（Google Drive, Calendar）无缝衔接，稳定性强。对于主要客户在海外，尤其需要用谷歌系工具协作的团队来说，很方便。不过，嗯…你懂的，在国内需要一点“特殊技巧”才能稳定登录，这是它最大的门槛。
*Outlook/Hotmail (微软邮箱)：和Gmail是老对手了。界面清爽，和Office 365集成得好，如果你是Teams、OneDrive的重度用户，它会很顺手。同样属于国际公认的邮箱，发信给海外客户通常没啥问题。
*本土企业派（企业邮箱）：
*腾讯企业邮箱、阿里企业邮箱等：国内公司的首选之一。最大优点是管理方便，你可以申请一个像 `yourname@yourcompany.com` 这样的邮箱，显得专业。后台能设置子账号、分配权限，离职员工账号也好回收。发国内邮件很顺畅，但发国际邮件有时可能会进垃圾箱，需要做些设置。价格嘛，通常有免费版和付费版，看功能需求。
*其他服务商的企业邮箱：比如网易、263等，功能上都大同小异，核心是拥有自己的域名，提升专业形象。
*自建服务器派：
*这个一般是大公司或者对数据安全有极高要求的公司在用，需要自己搭建邮件服务器，维护成本高。对新手和中小企业来说，咱们先不用考虑这个。
光知道分类不够，你得问问自己这几个问题：
1.我的客户主要在哪儿？
如果客户绝大部分在欧美，Gmail、Outlook的送达率和信任度会高一些。如果客户以亚洲、国内为主，那么一款稳定的企业邮箱可能更省心。说到底，邮箱是个沟通工具，得顺着客户的习惯来。
2.我需要显得多“专业”？
你想想，第一次给潜在客户发开发信，落款是 `zhangsan@gmail.com` 和 `zhangsan@global-trading.com`，哪个感觉更靠谱？显然是后者。所以，只要你是正经做生意的，我都强烈建议弄一个以自己公司域名为后缀的企业邮箱，这是成本最低的品牌投资。
3.团队协作和邮件管理麻烦吗？
如果公司就你一个人，那用啥都行。但如果是一个团队，需要共享客户询盘、一起跟进，那企业邮箱的管理功能（群组、邮件监控、备份）就非常重要了。个人邮箱在这块儿会比较弱。
4.预算和“折腾”成本有多少？
企业邮箱付费版功能更强，但需要花钱。国际邮箱可能免费，但可能需要解决访问问题。你得权衡一下，是愿意花钱买省心，还是愿意花时间研究技术。
聊完客观的，说说我自己的看法吧，不一定全对，但都是实战里摸爬滚打出来的。
首先，我推荐“组合拳”打法。什么意思呢？就是用“企业邮箱（主）+ 一个国际个人邮箱（辅）”的模式。
*企业邮箱作为主力：用来做所有对外的正式商务沟通，发开发信、报价、跟订单。这代表了你的公司形象，也方便管理。
*国际邮箱作为辅助：比如用来注册一些海外B2B平台（阿里国际站除外）、社交媒体（领英）、软件工具等。因为很多国外网站在注册时，对企业邮箱的域名可能会做额外审核，用Gmail这类通用邮箱有时反而更顺利。
其次，别太迷信“哪个一定不发垃圾箱”。邮件进不进垃圾箱，邮箱地址只是因素之一。更关键的是你的发信频率、内容质量（有没有太多营销敏感词）、是否有被举报的历史，以及你的邮箱服务器IP信誉。就算你用Gmail，一天狂发几百封模板信，一样会被关“小黑屋”。
最后，关于免费和付费。对于初创个人SOHO，用免费版企业邮箱完全没问题。但当业务量起来，你会发现付费版的更大容量、更强反垃圾、海外专属通道这些功能，真的能帮你省下很多时间，避免丢信的焦虑。这笔小投资，我觉得是值得的。
好了，理论说了不少，直接给你个可操作的步骤吧：
1.先去注册一个公司域名（如果还没有的话），这个就像你的网络门牌号。
2.根据预算，挑选一家服务商开通企业邮箱（腾讯、阿里等都可以，选你听着顺眼的，基础功能都够用）。
3.设置好你的专业邮箱地址，比如 `sales@xxx.com`, `info@xxx.com` 和自己名字的邮箱。
4.同时，准备一个Gmail或Outlook邮箱，用于应对需要国际通用邮箱注册的场景。
5.在对外联络时，统一使用你的企业邮箱，并在邮箱签名里完整写好公司名、你的职位、电话、官网，显得规范。
6.慢慢用，在实践中感受，如果发现国际邮件退信多，就去研究一下服务商的海外邮件发送指南，或者考虑升级到有海外中继服务的套餐。
记住，工具是死的，人是活的。邮箱只是你开展业务的一把钥匙，最重要的还是你通过邮箱传递出去的专业、靠谱和诚意。别在工具选择上过度纠结，先动起来，用起来，在用的过程中你自然就知道该怎么调整了。
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