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写邮件不是打开邮箱就噼里啪啦打字。尤其是带数据的邮件，更像是在做一个汇报。你总得知道汇报给谁、汇报什么、以及你想达到什么目的吧？
第一，你的读者是谁？是采购经理，还是技术工程师？是合作多年的老客户，还是第一次询价的新朋友？对老客户，一些术语和缩写可以直接用；对新客户，就得解释得细致点。想想对方看你这封邮件时的状态，很可能是在一堆邮件里快速浏览，你的信息必须一目了然。
第二，你这封邮件的核心目标是什么？是报价？是确认生产数据？是通知发货细节？一封邮件最好只说一件事。别把报价、催款、问新产品意向全塞在一封邮件里，那样客户很容易只看一部分就忘了另一部分。
第三，数据准备好了吗？所有要引用的数据，比如价格、规格、数量、交货期、箱规、重量，务必在另一个文档（比如Excel）里先核对好。千万不要在邮件正文里心算！这是血泪教训，一个小数点错了，可能利润就没了。
对于新手，我强烈建议用一个固定的结构，这样不容易漏项，客户看着也清晰。这个结构就像写作文的“总-分-总”。
1. 主题行：这是你的“广告牌”
这是客户第一眼看到的东西，决定了他会不会打开。一定要具体！
*差的例子：“Quotation”（报价）或“Hello from ABC company”（来自ABC公司的问候）。太模糊了，容易被忽略或进垃圾箱。
*好的例子：“Quotation for Item #123 - [Your Company Name] - Valid until Jan 30, 2026” （产品123的报价-你的公司名-有效期至2026年1月30日）。包含了关键信息：事件、具体产品、公司、紧急程度（有效期）。
2. 开头寒暄：简短有力，直入主题
别写长篇大论的客套话。一句问候+直接点明来意即可。
*例如：“Dear [客户名字], Hope this email finds you well. Following our discussion on the [产品名], please find our detailed quotation below.” （尊敬的[客户名]，希望您一切顺利。根据我们此前关于[产品名]的讨论，详细报价如下。）
3. 正文：核心数据展示区——分点、加粗、用表格
这里是重头戏。记住原则：能列表就列表，能加粗就加粗，关键数据单独成行。
*对于报价单：
*先总述：感谢询价，基于什么条件报价（如最小起订量MOQ，付款方式）。
*然后用表格！这是最清晰的方式。
| 产品描述/ItemDescription | 产品编号/ItemNo. | 单价/UnitPrice(USD) | 最小起订量/MOQ | 交货期/LeadTime |
|---|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| 不锈钢保温杯500ml | SS-TC-500 | 3.50 | 1000pcs | 30daysafterdeposit |
| 带刻度量杯1000ml | PM-1000 | 1.80 | 2000pcs | 25daysafterdeposit |
*在表格下方，一定要清晰列出价格条款（比如FOB Shenzhen）和付款方式（比如30%定金，余款见提单复印件）。这些是核心数据，建议加粗。
*对于生产/发货通知：
*先告知结果：“We are pleased to inform you that your order #PO12345 has been completed and shipped.”（很高兴通知您，您的订单PO12345已完成并已发货。）
*接着，分点列出关键数据：
*发货日期：Shipped on: Jan 18, 2026
*提单号：Bill of Lading No.: MSCU123456789
*集装箱号：Container No.: CAXU9876543
*预计到达日：Estimated Time of Arrival: Feb 20, 2026
*随附文件：The commercial invoice, packing list and B/L copy are attached for your clearance. （商业发票、箱单和提单副本已附上供您清关。）
4. 结尾呼召与签名
明确告诉客户下一步该做什么，并表达进一步沟通的意愿。
*例如：“Please check the details and let us know if you have any questions. We look forward to your confirmation.”（请核对详情，如有任何问题请告知。期待您的确认。）
*然后加上标准签名档（公司名、你的名字、职位、电话、网站等）。
写到这儿，你可能还有一些具体场景不知道怎么处理。我来模拟几个常见问题，自己问，自己答。
Q：客户问了一堆产品的价格，我是在邮件正文里列一个长长的表格，还是单独做个Excel附件？
A：这是个好问题，我也纠结过。我的经验是：如果产品不超过5个，可以在邮件正文里用简洁的表格列明，让客户不用打开附件就能看到核心信息。如果产品很多，或者规格非常复杂，那就一定要用Excel附件，并在正文里总结最关键的信息，比如总金额、最有优势的两款产品价格。记住，正文是导读，附件是详情。你可以在正文里写：“For your easy review, the key offers are summarized below. The complete quotation sheet with all specifications is attached as an Excel file.”（为便于您查阅，核心报价总结如下。完整带规格的报价单已以Excel附件形式附上。）
Q：数据太多，怕客户看漏重点怎么办？
A：除了加粗和表格，我还有一个“小心机”：在涉及重要决策的数据（比如总价、折扣后价格、最终交货期）后面，用括号简短提示。比如：“Total Amount: USD 5,000 (after 5% discount for order above USD 10,000)”。或者“Lead Time: 35 days (Note: This is based on current material stock)”。这样能无形中引导客户的注意力。
Q：汇率、运费经常变动，怎么在邮件里写才不容易“背锅”？
A：对于变动的数据，核心原则是“注明计算基础和有效期”。绝对不要只写一个孤零零的数字。
*关于汇率：“Prices are based on the exchange rate USD 1 = RMB 7.0. The final amount will be calculated according to the rate on the day of payment.”（价格基于1美元=7.0人民币的汇率。最终金额将根据付款日的汇率计算。）
*关于运费：“The estimated freight cost is USD 500 based on current market rate to [目的港]. This is for reference only and subject to change. We will confirm the exact freight before shipment.”（根据当前市场运价至[目的港]，预估运费为500美元。此价格仅供参考，可能变动。我们将在发货前确认确切运费。）
你看，这样写既清晰，又给自己留了合理的余地。
我们来直观感受一下，同样通知发货，两种写法的区别。
不太理想的写法：
“Hi, your goods shipped yesterday. The documents I send to you later. Thanks.”
（嗨，你的货昨天发了。单据我晚点发你。谢谢。）
*问题：不正式，无具体数据，无附件，客户需要再次邮件追问所有细节。
清晰专业的写法：
“Dear John,
Good news! Your order #PO67890 has been shipped via sea on Jan 19, 2026.
Shipping Details:
Please find the details in the attached documents. We will inform you once the vessel arrives. Feel free to ask if you need any further information.
Best regards,
[Your Name]”
*优点：有称呼，有具体日期和关键数据（加粗），明确告知附件内容及用途，结尾友好。
版权说明：
