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你有没有想过，每天用来和客户谈生意、收订单、确认付款的那个邮箱，如果有一天突然不属于你了，会发生什么？就像新手如何快速涨粉是很多自媒体人的焦虑一样，对于刚入行的外贸新手小白来说，“邮箱被盗”这四个字听起来可能有点遥远，但一旦发生，可能就是一场灾难。你可能会发现，客户突然不回复了，或者一笔明明该到账的货款，却怎么也等不来。这时候你才后知后觉地去翻邮箱，发现里面多了一堆你没发过的邮件，或者少了一些关键的沟通记录。别慌，这篇文章就是为你准备的，咱们用大白话，一步一步拆解，如果（或者说，当）你的外贸公司邮箱被盗了，到底该怎么办。
发现不对劲，比如收到客户问“你为啥又让我往新账户打钱”，或者你自己登录邮箱时提示密码错误，第一反应千万别是“我再试试”。这时候，时间就是金钱，甚至比金钱还重要。
1. 立刻、马上改密码！
这听起来像废话，但很多人第一反应是去查邮件而不是改密码。去找你们公司的IT管理员，或者如果是用的腾讯企业邮、网易企业邮这些，赶紧用管理员账号登录后台，把被盗的那个邮箱密码给改了。新密码要搞得复杂点，别再用“公司名+123”这种了，大小写字母、数字、符号混着来，越长越好。改完密码，立刻把“双重验证”（也叫两步验证）给打开，这样就算密码又被猜到了，没有你手机上的验证码，谁也登不上去。
2. 给邮箱来个“大扫除”。
黑客进了你的邮箱，可不只是为了看看。他们常常会做点“小手脚”，让你后续的邮件都自动抄送一份到他们的邮箱。所以，改完密码后，立刻去邮箱设置里检查这三样东西：
*自动转发规则：看看有没有设置把邮件悄悄转到某个陌生邮箱。
*邮件过滤规则：有没有设置把特定邮件（比如含“invoice”、“payment”关键词的）直接删除或标记为已读，让你看不见。
*授权应用：看看有没有什么你不认识的第三方应用获得了读取、发送邮件的权限，有的话赶紧取消。
3. 赶紧“喊话”，通知所有人。
通过电话、微信、Skype或者其他你能确认安全的渠道，马上通知两拨人：
*内部同事和领导：告诉大家这个邮箱出事了，暂时别用，也警惕从这个邮箱发来的任何奇怪邮件。
*所有近期有邮件往来的客户和供应商：这是最关键的一步！直白地告诉他们：“我的XX邮箱被盗了，如果收到关于付款账户变更、催款等敏感信息的邮件，千万不要相信，请务必通过电话（留下你的号码）与我本人二次确认。” 这样可以有效阻止骗子利用你的邮箱继续行骗。
止住血了，接下来就得看看伤口有多深。这决定了你后续要花多大力气。
1. 翻看“犯罪现场”记录。
去邮箱的登录记录或安全日志里，看看被盗期间，有没有从奇怪的IP地址（比如你公司根本没人去的国家或地区）登录过。查查已发送邮件、垃圾箱、甚至草稿箱，有没有不是你写的、但已发出或准备发出的诈骗邮件。
2. 评估影响范围。
想想这个邮箱都关联了什么？除了收发电邮，有没有绑定公司的CRM系统、网盘或者财务软件？骗子有没有可能通过邮箱，获取到客户列表、报价单、合同模板甚至提单等敏感文件？评估一下信息泄露的风险有多大。
3. 证据保存好。
把异常的登录记录截图、可疑的已发送邮件、你和客户沟通提醒的记录等等，都完整地保存下来。这些如果后续需要报警或联系邮箱服务商维权，都是重要的证据。
好，最让人头疼的情况发生了：因为邮箱被盗，骗子冒充你让客户把货款打到了假账户，钱被转走了。客户找你要钱，你该怎么说？这里咱们自问自答一下。
*问：邮箱是被黑客盗的，我也是受害者，这钱难道还要我公司赔吗？
*答：很现实地说，公司很有可能需要承担责任的。道理是这样的：客户是和你公司做生意，他基于对你公司邮箱的信任才打的款。法律上可能会认为，公司有义务保管好自己的商业沟通工具（比如邮箱）。如果因为公司邮箱密码太简单、没有开双重验证等安全措施没做到位，导致了客户被骗，那么公司就可能因为“未尽到安全管理义务”而需要向客户进行赔偿。 之前就有过类似案例，外贸公司邮箱被盗导致客户货款被骗，最终法院判决公司需要承担部分赔偿责任。所以，这不仅仅是追回货款的问题，更关乎公司的信誉和法律责任。
*问：那如果真的发生了，现在该做什么？
*答：两手准备，一是报警，二是法律咨询。
*立即报警：带上你前面保存的所有证据，去公司所在地的公安机关报案。报案时说明是“网络诈骗”，并提供详细的经过、骗子可能使用的银行账户信息等。报警回执是重要的法律文件。
*寻求法律帮助：尽快咨询专业的律师，了解在这种情况下公司的法律责任边界，以及如何与客户进行善后沟通，将损失和商誉影响降到最低。
事情处理完，痛定思痛，不能再在同一个坑里摔两次。下面这些方法，不只是给IT看的，更是每个业务员都要懂、要做的。
给公司的建议（管理层和IT要看的）：
*统一上“硬菜”：启用强制强密码策略和全公司范围的双重验证，这是性价比最高的安全锁。
*管好入口：可以限制邮箱只能在公司IP地址或指定国家地区登录，这样即使密码泄露，外面的黑客也登不上。
*定期“体检”：管理员要定期查看员工邮箱的登录日志和规则设置，发现异常及时处理。
*做好备份：定期自动备份重要邮件数据，万一被删或被加密，还能恢复。
*培训！培训！培训！定期给所有员工，尤其是业务员，做网络安全培训，教大家识别钓鱼邮件（比如伪装成客户发来的“样品图”、“询盘链接”的邮件），这是防骗的根本。
给业务员自己的“护身符”（每个人都能做到）：
*邮件签名加“防骗声明”：在每一封发给客户的邮件末尾，固定加上一段话，比如：“重要提示：我公司的收款账户唯一且长期有效。如有任何关于付款账户的变更，我司必定会通过电话或传真进行书面二次确认。如仅收到邮件通知而无电话确认，请勿进行任何操作。” 别小看这段话，它能提醒很多谨慎的客户。
*敏感信息别直给：不要把银行账号直接写在PI（形式发票）的正文里。可以单独做一个带密码的PDF附件，把密码通过电话或即时通讯工具告诉客户。
*养成登录好习惯：偶尔用网页版登录一下邮箱，网页版通常会有明显的异常登录提示。不要在任何公用电脑或不安全的Wi-Fi下登录工作邮箱。
*关键操作，电话确认：涉及到付款、变更账户、发送提单等核心环节，无论多忙，都要养成给对方打个电话确认的习惯。语音沟通几分钟，可能就能避免几十万的损失。
说到底，外贸邮箱安全这事儿，不能全靠IT部门，它更是每个业务员的必修课。骗子们的套路总是在翻新，但核心无非是利用了信息差和我们的疏忽。把自己能做的防护做到位，养成敏感操作多重确认的习惯，就能把风险大门堵上十之八九。真的不幸中招了，也别想着捂盖子，按照上面说的“止血-评估-应对-预防”四步走，冷静处理，才能最大程度减少损失，保住客户。生意场上，安全和信任，才是最值钱的资本。
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