位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸业务员邮箱发什么？从开发到成交的全流程邮件攻略
刚入行那会儿，我也犯过愁，每天对着空白的邮件页面发呆，心里直打鼓：第一封邮件到底该写啥？光说“你好，我是卖XX的”肯定没人理啊。后来踩过不少坑，也总结出一些门道。今天，我就把自己这些年关于“发什么邮件”的心得，掰开揉碎了跟大家聊聊，希望能帮你少走点弯路。
这可能是新手最头疼的问题了。我的观点是，开发信的核心不是“推销”，而是“建立联系”和“提供价值”。你想想，一个陌生人突然给你打电话推销，你烦不烦？邮件也是一个道理。
那么，一封能让人愿意点开的开发信，该包含什么呢？
1.一个能抓住眼球的标题。别再用“Re:”或者“Hello”这种了，试试突出你能为他解决什么问题。比如，假设你是做节能灯的，与其写“We are a LED light manufacturer”，不如试试“A solution to cut down 30% warehouse lighting cost for [客户公司行业] businesses”。看，是不是具体多了？
2.简短有力的开场白。直接表明你如何知道他的（比如在某个展会上看到，或者通过阿里巴巴搜索到），并快速切入与他相关的点。比如说：“Hi [客户名字]， I noticed your company specializes in eco-friendly home products on your website, and we’ve been supplying high-quality recycled material containers to similar brands in Europe.” 你看，这就表明你做过功课，不是群发的。
3.清晰的价值展示。用一两句话说明你的产品/服务能给他带来什么核心好处。是降低成本？提高效率？还是提升产品竞争力？一定要站在他的角度想问题。
4.明确的、低门槛的行动号召。别一上来就让人家给你订单。可以邀请他浏览你的产品目录、访问网站某个具体页面，或者直接问一个简单的问题，比如“对于XX产品的包装，你们目前更看重环保性还是成本控制？” 这样更容易得到回复。
5.简洁的落款和签名。公司、姓名、职位、电话、网站，信息齐全，显得专业。
这里插个我自己的小故事：最早我发开发信，喜欢附上超大的产品册PDF，结果发现回复率极低。后来我改了，只在邮件里放一张最主打产品的图片，加上一句话卖点，和一个链接（链接指向有详细信息的网页）。嘿，你猜怎么着？回复率居然上来了。后来想明白了，客户时间宝贵，你给他一个需要下载、打开的大文件，他可能直接就放弃了。让他一键点击就能看，门槛低太多了。
太好了，客户回邮件问价格或者要资料了！这时候千万别高兴过头，一股脑把什么都发过去。得有节奏。
首先，第一时间回复，确认收到询盘，并表示感谢。这个邮件可以很短，但态度要积极。比如：“Thank you for your inquiry! I’m working on the quotation and catalog for you now, and will send them over within [具体时间，如2小时].”
然后，根据客户的问题，有针对性地准备并发送资料：
*如果问价格：发一份专业的报价单。注意，报价单不是随便写个数字，要包含产品描述、型号、图片、单价、MOQ（起订量）、包装信息、交货期、付款方式、报价有效期。清晰明了，减少来回确认的麻烦。
*如果问产品细节：发产品规格书（Spec Sheet）、高清图片（多角度，甚至视频）、以及相关的测试报告或认证证书（比如CE, ROHS）。这能快速建立专业度和信任感。
*如果问公司情况：可以发一份简洁的公司介绍（Company Profile）或者直接引导他浏览官网的“About Us”页面。
关键点来了：在发这些文件的同时，一定要在邮件正文里提炼出最关键的信息。比如，发报价单时，可以写：“The detailed quotation is attached as PDF. Here are the key points for your quick reference: 1) The best-selling model is A-001, with competitive price of $XX. 2) The MOQ is 500pcs, which is flexible for first cooperation. 3) Lead time is 30 days after deposit.” 这样，即使客户暂时没打开附件，也能掌握核心内容。
进入谈判阶段，邮件往来会更频繁。这时候的邮件，目的性更强。
*讨价还价时：解释价格构成，比如“Our price is based on the use of grade-A materials and the IP67 waterproof rating you required.” 如果实在不能降，可以尝试提供其他附加价值，比如“While the price is firm, we can offer free spare parts worth 2% of the order value.”
*客户沉默时（发跟进邮件）：这是门艺术，不能催得太紧。我的经验是，每次跟进最好提供一点新的、对客户有价值的信息，而不是干问“Did you check my email?”。比如：
*几天后：“Just following up regarding the quotation. In addition, we have a new stock list for some hot models which can be shipped within 10 days, in case you have urgent needs.”
*一周后：“Hi [客户名]， I came across an article about the market trend of [客户产品行业] and thought it might be interesting to you. [附上链接或简短总结]。 By the way, just a gentle reminder about our quotation which will be valid until [日期].”
*确认订单细节时：把所有的条款，包括产品描述、价格、数量、包装、喷头、付款方式、交货期等，用订单确认（Proforma Invoice, 简称PI）的形式发过去，让客户确认或付款。这是非常重要的一步，白纸黑字，避免后续纠纷。
订单生产中和发货后，发邮件让客户安心，能极大提升客户体验。
*生产过程中：可以定期（比如每周）发一封简短的生产进度报告，附上一两张车间生产照片。客户会觉得你负责、透明。
*货物发货后：立即发送装运通知，里面包含提单副本、集装箱号、预计到达日等信息。
*货物到港后：可以发邮件询问是否顺利收到货，产品有无问题。这是争取返单和建立长期关系的好时机。
说到底啊，我觉得外贸邮件就像跟人面对面聊天，只不过换成了文字。你得有礼貌（专业），得说到点子上（提供价值），得懂得察言观色（根据客户反应调整），还得有点耐心。千万别把发邮件当成机械的任务，每一封邮件的背后，都是一个活生生的商业机会。
最后再啰嗦一句个人观点：邮件模板可以借鉴，但千万别生搬硬套。最好的邮件，永远是针对当前这个客户、这桩生意，用心思考后写出来的那一封。慢慢练，你也能找到属于自己的“邮件节奏感”。
希望这篇文章能对你有所启发。它从开发信到售后邮件，梳理了外贸业务员在不同阶段需要发送的邮件类型和核心要点，并融入了一些个人的实践经验和思考，力求用最直白的语言说清楚。如果你对某个具体环节还想了解得更细，随时可以再聊。
版权说明：
