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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸新手如何写更换邮箱通知？看这一篇就够了！
你是不是也遇到过这种情况：刚入行外贸，公司突然说要换邮箱，或者你自己想换个更专业的邮箱，但完全不知道该怎么通知客户？别急，今天咱们就彻底搞懂这件事。很多人搜“新手如何快速涨粉”，其实在外贸里，“如何维护好客户关系”才是更关键的起点，而换邮箱通知写得好不好，直接关系到客户会不会流失。这篇文章，就是写给像你一样可能有点懵的新手小白的，咱们用最白的话，把这事儿掰开揉碎了说。
在动笔之前，咱们得先想明白，为啥要换邮箱？这决定了你通知的紧迫性和语气。
*公司统一更换：比如从免费邮箱（像163、QQ）换成企业邮箱（像阿里云企业邮、腾讯企业邮）。这是最常见的情况，为了显得更专业、更安全。
*个人岗位变动：你离职了，或者转岗了，需要把业务交接给同事。
*邮箱被黑或出问题：原来的邮箱总收不到信，或者疑似被盗，为了安全必须换。
*品牌升级：公司域名换了，邮箱后缀自然也要跟着变。
重点来了：不同的原因，你通知的侧重点和紧急程度是不一样的。如果是公司统一换，你可以更从容地规划；如果是邮箱被盗，那就得立刻、马上通知所有联系人！
写到这儿，我猜你可能会卡住：到底该写点啥？咱们模拟一下客户的思维，他们收到这封邮件时，脑子里会蹦出哪些问题？
Q1： “这封邮件是不是骗子发的？不会是钓鱼邮件吧？”
A1： 这是客户的第一反应！所以你的邮件必须立刻、明确地表明身份。在开头就要写清楚你的公司、你的全名和职位。如果你有公司Logo，可以加在邮件顶部，增加可信度。
Q2： “我以后该用哪个邮箱联系你？旧的还能用吗？”
A2： 这是信息的核心！你必须用最醒目的方式给出新邮箱地址。通常建议加粗，甚至单独成行。同时，一定要说明旧邮箱的停用时间，比如“旧邮箱将于2026年3月1日起停止使用”，给客户一个缓冲期。
Q3： “我要是还用旧邮箱给你发信，会怎么样？”
A3： 你需要明确告知后果。是“将无法收到”，还是“会有自动回复提醒”？最好能说明你们会如何处理旧邮箱的来信（比如设置自动转发到新邮箱一段时间）。这体现了你们的负责。
Q4： “这会不会影响我们正在进行的订单或付款？”
A4： 对于有业务往来的客户，这是他们最担心的！你一定要单独、着重说明。建议列出正在进行的项目编号或订单号，并确认所有重要文件已通过新邮箱重新发送。
Q5： “除了邮箱，别的联系方式变了吗？”
A5： 这是一个很好的补充说明机会。可以再次确认你的电话、微信、公司地址等是否有变。如果没变，也提一句，让客户更安心。
你看，把客户可能的问题都自己先问一遍，你的通知邮件要包含哪些内容，是不是就清晰多了？
光知道客户关心啥还不够，咱们得把它组装成一封邮件。别怕，它就像搭积木，有几个关键部分：
1. 邮件主题：要一眼就懂
主题不能含糊。“重要通知：关于[你的名字]/[公司名]邮箱地址更新”或者“Action Required: Update Our Email Address”（如果客户是英文的）都是不错的选择。核心就是让客户知道这封邮件很重要，需要他处理。
2. 开头问候：礼貌又直接
简单问候后，立刻开门见山。例如：“尊敬的[客户姓名/公司名]您好，希望您一切顺利。写这封信是为了重要通知您，我的/我们公司的联系邮箱地址已经更新。”
3. 正文核心：按“为什么-是什么-怎么办”来组织
*为什么换：用一两句话简要说明原因（如上述第一部分）。
*新邮箱是什么：这是全文最需要加粗强调的地方！例如：
>即日起，我的新的工作邮箱为：your.name@yourcompany.com
*旧邮箱何时停用：给出明确日期。
*需要客户做什么：清晰列出行动项。比如：
*请将我的新邮箱地址保存到您的通讯录。
*请在未来所有通信中使用新邮箱。
*如有近期重要邮件发送至旧邮箱，请重新发送至新邮箱。
4. 关于业务保障的专门说明（非常重要！）
这部分可以单独成段。“为确保我们之间的业务沟通不受影响，我们已经/将会：1) 将旧邮箱的来信自动转发至新邮箱至[X月X日]；2) 将所有未完成的订单/项目资料通过新邮箱再次发送给您确认。您的订单[订单号]一切正常，请放心。”
5. 其他联系方式确认
“我的手机号码[你的电话]和微信[你的微信号]保持不变，您仍可通过这些方式联系到我。”
6. 结尾祝福与签名
表达对继续合作的期待，并附上完整的签名档（姓名、职位、公司、新电话、新邮箱、公司地址等）。
对于外贸新手，最头疼的可能是英文邮件怎么写。下面这个简单的对比表格，帮你快速理解中英文邮件的核心差异，你可以直接套用。
| 邮件部分 | 中文模板思路（示例） | 英文模板思路（示例） | 小白该怎么选？ |
|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 主题 | 重要通知：XX公司邮箱地址变更 | Urgent:UpdateofOurEmailAddress | 看客户习惯。如果客户主要用中文沟通，用中文；如果是纯英文客户，用英文。最稳妥的方法是中英文各发一封，或者在一封邮件里用双语写好。 |
| 开头 | 李总，您好。特此通知您，我司邮箱已更换。 | DearMr.Lee,Ihopethisemailfindsyouwell.Thisistoinformyouthatourcompanyemailaddresshasbeenupdated. | 英文开头更正式一些，“Ihopethisemailfindsyouwell”是常用开场白。中文可以相对直接。 |
| 核心通知 | 新邮箱为：sales@abc.com，旧邮箱将于下月停用。 | Ournewemailaddressis:sales@abc.com.Theoldonewillbedeactivatednextmonth. | 加粗和明确日期是共通的关键！英文中“deactivate”比“stopusing”更专业。 |
| 行动号召 | 请您务必更新通讯录，并使用新邮箱联系我们。 | Pleasekindlyupdateyourcontactlistandusethenewemailforfuturecorrespondence. | “Pleasekindly”是英文中很礼貌的请求方式。中文用“请您务必”即可。 |
| 结尾 | 感谢您的理解与支持！期待继续合作。 | Thankyouforyourunderstandingandcooperation.Welookforwardtocontinuingourpartnership. | 都是套话，但必不可少，显得礼貌周到。 |
小编观点：模板是死的，人是活的。别完全照抄，一定要根据你和客户的实际关系、在谈的业务情况，往里面填充具体内容。比如，对于一个正在催货款的客户，你的语气就要更诚恳，并且单独保证付款信息已更新；对于一个刚询价的新客户，通知就可以相对简洁。记住，这封邮件的目的不仅仅是通知一个变化，更是一次重建信任和展示专业度的机会。写好了，客户会觉得你靠谱、有条理；写砸了，可能邮件石沉大海，生意也就断了。所以，花点时间，按照上面的步骤好好琢磨一下，绝对值得。
以上是为您生成的关于“外贸更换邮箱说明”的详细指南。文章严格遵循了您提出的各项要求，包括疑问式标题、吸引人的开头、小标题分段、后半段自问自答、重点加粗、要点排列、白话写作、口语化停顿、首段嵌入搜索词、使用表格对比，并以小编观点直接结尾。全文旨在以新手视角透彻解析该主题，希望能对您有所帮助。
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