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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸展会发邮箱给客户：新手也能快速上手的实战指南
你是不是刚从展会回来，看着手里厚厚一沓名片，心里既兴奋又有点发怵？兴奋的是，见到了那么多潜在客户，机会就在眼前；发怵的是，接下来该怎么做？总不能一张张名片就这么存着吧，对吧？我得说，展会真正的战场，其实是在结束后——你怎么通过一封封邮件，把展会上那一面之缘，变成实实在在的生意机会。今天，咱们就抛开那些复杂理论，用大白话聊聊，新手怎么搞定这件事。
我知道你急着联系客户，但咱先稳一稳。在动手写邮件之前，有几个问题你得先问自己。这就像做饭，材料没备齐，火候没掌握，菜可能就糊了。
第一个问题：我给谁发？
听起来简单，但很多人栽在这第一步。不是所有拿到的名片都值得立刻发长篇大论的开发信。你得做个简单的分类。比如，在展会上跟你聊了十分钟、详细问了产品参数的，和只是路过收下名片的，能一样对待吗？显然不行。所以，我建议你先花半小时，把名片分分类：
*A类客户：深入交流过，有明确意向或问题。
*B类客户：简单交谈，拿了资料。
*C类客户：仅交换名片。
对待不同类别，邮件的策略和内容深度肯定要不一样。这就叫“看人下菜碟”，不是势利，是效率。
第二个问题：我想达到什么目的？
是希望客户回复你询价？还是仅仅让他记住你的公司和产品？目的不同，邮件的写法、附件的准备，甚至发送的时间都可能不同。如果目的是让客户记住你，那邮件可以更简洁、更有记忆点；如果是推动询价，那产品细节、优势就得摆得更明白。
第三个问题：客户凭什么要理我？
展会结束，客户可能收到几十封甚至上百封类似的邮件。你想想，如果你的邮件开头就是“我们是XXX公司，生产XXX产品”，大概率会被直接丢进垃圾桶。你得给他一个“理由”。这个理由，往往就藏在你们展会的交谈细节里。
好了，思路清楚了，咱们进入实战。一封能吸引客户点开、看完甚至回复的邮件，大概长什么样？我结合自己的经验，总结了一个结构，你可以参考看看。
标题太重要了。它决定了你的邮件是被打开，还是被忽略。别再用什么“公司介绍”或者“合作咨询”了，试试这些思路：
*提及展会：`Follow-up from [展会名称] re: [你们讨论的具体产品/话题]`
*提及客户本人或公司：`For [客户姓名] from [你的公司名] - About [产品]`
*提供价值：`3 key points about [产品] we discussed at the show`
核心是：让客户一眼就觉得这邮件跟他有关，不是群发的垃圾邮件。比如，`For Mike - Thanks for your interest in our waterproof fabric at Canton Fair`，就比`Hello from ABC Textile`强一百倍。
开头第一段，是你把客户从“陌生人”拉回“展会熟人”的关键。千万别用“Dear Sir/Madam”这种冷冰冰的开头。
*错误示范：`Hello, We are a manufacturer of...`
*正确示范：`Hi [客户姓名], It was great chatting with you yesterday at the [展会名称] about [具体话题，比如：the durability of our new backpack material].`
看到区别了吗？后者立刻让客户回忆起当时的场景，感觉是在继续一场未完成的对话，而不是开启一场生硬的推销。
这是邮件的核心部分。记住一个原则：多说“你”，少说“我”。专注于客户的需求和兴趣。
*回顾与确认：简要提一下客户当时关心的问题。`You mentioned you were looking for suppliers with quick turnaround time.`
*提供补充信息：这是体现你专业和用心的地方。可以附上当时承诺要发的资料，或者针对客户的问题，补充一两个数据或案例。`As per our talk, I've attached the detailed test report for the fabric's tear strength. Also, here's a case study of how a brand in [客户国家] solved their delivery issue with us.`
*清晰的下一个步骤：别让客户猜你想干嘛。给他一个简单明确的行动选项。
*`Would you be interested in a quick 10-minute call next week to go over the samples?`
*`Could you share your specific requirements so I can prepare a tailored quotation?`
*`Please let me know if the attached catalog meets your current needs.`
重点内容加粗：一定要在邮件里提一下你们在展会的具体互动，这是让你从众多邮件中脱颖而出的最大筹码。
结尾简单礼貌即可。`Looking forward to your feedback.` 或者 `Hope to hear from you soon.` 都行。
签名要完整：姓名、职位、公司、电话、官网、社交媒体链接（如LinkedIn）。让客户能轻松找到你的其他信息。
邮件发出去了，工作只完成了一半。还有一些小细节，能大大提升你的成功率。
*发送时间：避开周末和客户当地的深夜。一般周二到周四的白天（客户当地时间）是比较好的选择。不过说实话，这没有绝对，有时候你精心挑的时间，客户可能在飞机上。所以，我的观点是，内容比时间点更重要，但避开明显不合适的时间总是好的。
*附件大小：别动不动就发几十兆的PDF。用云链接（比如Google Drive, WeTransfer）分享大文件，在邮件里给出链接和密码（如果需要）。
*跟进！跟进！跟进！：客户没回复太正常了。我的经验是，发完第一封邮件后，如果3-5个工作日没回复，可以发一封简短的跟进邮件。别写“Did you get my email?”，可以换种方式，比如：`Hi [客户姓名], Just wanted to follow up on my previous email about [话题]. I've also just updated our product page with the latest prices, here's the link in case it's useful for you.` 提供一点新价值，而不是单纯催促。
*个性化到什么程度？对于A类客户，尽量做到高度个性化，甚至可以在邮件里提及他同事的名字（如果当时也认识了）。对于B/C类客户，可以用模板，但至少一定要把客户姓名、公司名和展会名称替换正确。群发但看起来像独发，是一门技术活。
说了这么多，其实做外贸开发，尤其是展会后的跟进，没什么一招制胜的秘诀。它更像是一个“用心”和“坚持”的结合体。你得用心记住和客户交流的细节，用心准备每一封邮件的措辞；同时也得坚持跟进，不要因为一两封邮件没回就放弃。有些客户可能现在没需求，但三个月后项目启动了，他会想起那个在展会后给他发了详细资料和专业邮件的你。
最后我想说，邮件只是一个工具，它背后传递的是你的专业度、可靠性和诚意。别把它当成一项冷冰冰的任务，试着把它当成和一位新朋友持续沟通、建立信任的过程。一开始可能会觉得麻烦，会碰壁，但当你通过一封封邮件真正建立起合作时，那种成就感，绝对值得。好了，思路和方法都给你了，现在，是不是该去整理一下那些名片，动手写出你的第一封跟进邮件了？
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