位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸新人如何用Outlook邮箱高效开发客户
咱们与人打交道，第一印象多重要不用我说吧？邮箱就是你的线上名片。很多新手栽的第一个跟头，就是邮箱本身没弄好。
*专业邮箱地址是底线。千万别再用 `iloveyou123@qq.com` 或者带一串生日数字的邮箱去联系国外客户了，真的，瞬间就让人觉得不靠谱。最好是用公司域名邮箱（比如 `yourname@yourcompany.com`）。如果暂时没有，Gmail、Outlook.com 这类国际通用的免费邮箱也比国内某些邮箱强，起码减少进垃圾箱的风险。
*签名档就是你的微型官网。这个地方太有用了，但很多人就写个名字电话了事。你得把它当成一个展示窗口：完整的姓名、职位、公司名、公司网站、电话、WhatsApp/Skype等常用联系方式，甚至可以考虑放上公司主打产品的一张小图或者一句简短有力的Slogan。让人一眼就知道你是干嘛的，怎么找到你。
*嘿，别忘了设置“外出回复”。如果你休假或者有段时间无法及时回复，一定要设置自动回复。内容可以友好一点，比如“感谢您的邮件，我正在休假中，将于X月X日回归并尽快处理您的询盘。如有紧急事宜，请联系我的同事XXX”。这比你一声不吭让人干等着强多了，显得专业又有交代。
我见过不少人的联系人列表那叫一个乱，找个人得翻半天。这就好比打仗，你的兵都散落在野地里，怎么指挥？
*把联系人当客户档案来建。新建联系人时，别光填个邮箱。公司名称、职位、电话、来源（是展会上认识的还是平台询盘的）、甚至上次聊天的重点，都可以记在“备注”里。时间久了，这就是你的宝贵客户数据库。
*分类文件夹是精髓。别所有邮件都堆在收件箱！我的习惯是，按客户状态建立文件夹，比如：“01-待跟进询盘”、“02-正在报价谈判”、“03-已成交客户”、“04-长期培养客户”、“05-无效/归档”。收到邮件，看完立马归类。这样你的收件箱永远清爽，重要的事绝不会被淹没。
*用好“分类”颜色标签。给邮件打上不同颜色的标签，比如红色标紧急，黄色标待处理，绿色标已完成。视觉上一下子就把优先级分开了，工作效率噌噌往上涨。
重头戏来了，怎么写、怎么发开发信。这里头门道可多了。
*标题决定打开率，说人话！别用“Cooperation”、“Hello”这种烂大街的标题。试着把标题当成一句能勾起对方兴趣的话。比如，假设你是做LED灯的，与其写“LED Light Manufacturer”，不如写“A Lighting Solution to Save 40% Energy Cost for Supermarkets?”（为超市节省40%电费的照明方案？）。是不是更有吸引力？
*正文开头别再“Dear Sir/Madam”了。如果能找到对方名字，一定用上。找不到，用“Hello there,” 或者 “Greetings from [你的城市/公司],” 也显得更自然。开头一两句最好能体现你对他或他的公司有过了解，比如“I noticed your company specializes in eco-friendly products, and our new recycled material might be a good fit.”（我注意到贵公司专营环保产品，我们的新型回收材料或许很匹配。）
*内容结构：短、平、快。记住，买家很忙。邮件正文尽量控制屏幕内不滚动或少滚动就能看完。
*第一段：我是谁，为什么联系你（结合你做的功课）。
*第二段：我能为你提供什么核心价值（解决什么痛点，带来什么好处）。重点加粗你最想让他看到的词句。
*第三段：明确的行动号召（Call to Action）。比如“Would you be interested to see our catalog?” 或者 “Could we schedule a short 10-minute call next week to discuss this possibility?” 给他一个简单的选择。
*最后：保持签名档简洁专业。
*发送时机有讲究。一般建议遵循客户所在地的工作时间发送。比如发给欧美客户，咱们这边晚上8-10点发送，正好是他们早上刚开始工作的时候。周一早上和周五下午可能不是最佳选择，邮件容易积压或被忽略。
*追踪功能用起来。Outlook 有邮件追踪回执功能（需要设置），可以知道对方是否已读。虽然不能滥用，但对于重点跟进的关键客户，这个信息能帮你判断下一步该不该、该怎么跟进。
当你客户多了，邮件多了，就要学会让Outlook自动化帮你干活。
*“规则”是你的自动化管家。你可以设置：来自某个域名的邮件自动移动到“某客户”文件夹；标题包含“Quote”的邮件自动标记为高重要性并打上黄色标签。一劳永逸，秩序从此建立。
*“快速步骤”和“模板”对付重复工作。对于经常需要回复的类似问题（比如询问价格条款、索要产品规格书），可以提前写好回复模板，或者设置“快速步骤”一键应用格式、添加常用文本。省下你大量复制粘贴的时间。
工具说到底还是工具，Outlook用得再溜，也替代不了你对产品的精通、对市场的理解，还有最重要的——真诚。别把开发信当成机械的群发任务，每封邮件都多花哪怕5分钟去想想，对方可能需要什么。发完信不是结束，建立一套自己的跟进节奏（比如一周后没回复，可以发一封简短的“跟进一下”邮件，附上原来的邮件内容提醒对方）更重要。
另外，心态放平。开发信回复率不高太正常了，尤其是刚开始的时候。十个里面有一个回复，就算胜利。把每一次发送都当成一次练习和优化，分析为什么有的邮件有回复，有的没有，不断调整你的标题和内容。
说到底，外贸是个积累的过程，客户开发也是。把Outlook这个“老伙计”真正用起来，让它帮你把基础工作打理得井井有条，你才能腾出更多精力，去研究市场，去打磨沟通技巧。这条路没有速成法，但每一步扎实的功夫，都不会白费。希望这些絮絮叨叨的经验，能帮你少走点弯路。
版权说明：
