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很多外贸新人容易陷入一个误区：把所有精力都放在谈客户上，觉得合同只是个“走形式”的东西。结果呢？要么邮件写得磕磕巴巴，客户看得云里雾里；要么附件漏发、格式错误，给客户留下不专业的印象，甚至让煮熟的鸭子飞了。这就好比“新手如何快速涨粉”却不懂维护，粉丝来了也留不住。所以，第一课就是要重视“发合同”这个临门一脚的动作。它不仅是法律保障，更是你专业度和可靠性的直接体现。
在动手写邮件之前，咱们得先把几样东西准备好。这就像打仗前检查弹药，缺一样都可能出问题。
第一，合同文件本身。这是重中之重。确保你的合同是最终确认版，条款（比如价格、付款方式、交货期、质量标准）都和客户谈妥了，并且双方都已确认。文件格式最好用PDF，防止客户不小心修改内容，也显得更正式。文件名也要规范，建议用“合同编号_客户公司名_产品名称_日期.pdf”的格式，例如“PO-20250118-ABC_Co_T-Shirt_20260118.pdf”。清晰的文件名能帮客户快速归档，避免混乱。
第二，你的邮箱和签名。建议使用公司域名邮箱（如 name@yourcompany.com），这比免费邮箱（如Gmail、QQ邮箱）看起来可信度更高。邮箱签名档要设置好，包含你的全名、职位、公司名、电话、官网等基本信息，这是你的电子名片。
第三，一个清晰的思路。你得想好这封邮件要传达什么。不仅仅是“把合同发给你”，更要传递“我们已经确认所有细节，请您查阅并签署，以便我们尽快安排生产”的积极信号。
好了，工具备齐，咱们进入正题。一封好的合同邮件，结构清晰、用语得体是关键。下面我按段落拆解，并给你一个可以直接修改使用的模板。
邮件标题：要一眼就懂
标题不能空着，也不能写“合同”这么简单。一个好的标题应该包含核心信息。
*糟糕示例：Contract, Hello, Documents
*优秀示例：Sales Contract/PO No. PO-20250118-ABC for T-Shirt Order - [Your Company Name]
*技巧：把合同/订单编号、产品名称和你的公司名放进去。客户邮箱里邮件很多，清晰的标题能让他快速定位。
称呼与开头：礼貌且直入主题
开头不用绕弯子，简单问候后直接说明来意。
*模板句：
“Dear [客户姓名，如 Mr. Smith],”
“Hope this email finds you well.”
“Further to our discussion/confirmation, we are pleased to attach the sales contract/order confirmation for your review.”
（中文思维：根据我们之前的讨论/确认，随信附上销售合同/订单确认书供您审核。）
*注意：如果之前沟通愉快，可以加一句 “Thank you for your trust and cooperation.” 表示感谢。
邮件正文：把事情说清楚
这里是核心，要说明附件是什么、需要客户做什么、以及下一步是什么。重点内容记得加粗。
*模板段落：
“Please find the attachedsales contract (PO No. PO-20250118-ABC)in PDF format for yourT-Shirt order.
关键条款在此确认：
*产品:100%棉T恤，白色，L号，1000件。
*单价:USD 5.00/件FOB Shanghai。
*总金额:USD 5,000.00。
*付款:30%定金，余款70%见提单副本付清。
*交货期:在收到定金后30天内发货。
（请务必仔细核对以上信息，确保与您的理解一致。）
需要您做的操作：
1.审核合同所有条款。
2.签署合同（最后一页有签名处）。
3.返回签署好的合同扫描件给我们。
4. 根据合同安排支付30%定金。
一旦我们收到您签署的合同和定金，将立即安排生产。”
*自问自答环节：
*问：为什么要把关键条款在邮件里再列一遍？不是有合同附件了吗？
*答：太有必要了！客户可能不会立刻下载附件细看。在邮件正文突出最核心的几点（金额、付款、交期），能让他秒懂重点，减少反复确认的沟通成本，也显得你非常细心和专业。
*问：付款方式写那么细干嘛？
*答：付款是外贸的核心风险点，必须极其清晰、无歧义。写清楚比例、支付节点（如“见提单副本”）、支付方式（如T/T），能避免后续纠纷。新手最容易在这里吃亏。
结尾与签名：推动行动
结尾要简洁有力，引导客户行动，并表达期待。
*模板句：
“Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.”
“We look forward to your early reply and starting our cooperation.”
“Best regards,”
[你的全名]
[你的邮箱签名档会自动跟上]
掌握了基本模板，咱们再聊聊怎么做得更好，以及那些“坑”千万别踩。
1. 附件管理：细节见真章
*数量检查：点击发送前，默念三遍“附件加了吗？加对了吗？” 发错版本或漏发是重大事故。
*格式统一：如果除了合同，还有图纸、规格书等其他文件，一起打包成ZIP压缩文件，并注明内含文件清单。
2. 跟进行动：别发了就干等
发完合同不是终点。如果过了2-3个工作日客户没回复，可以礼貌地跟进一封邮件。
*跟进模板（参考）：
“Dear Mr. Smith,
Just a gentle follow-up regarding the sales contract (PO-20250118-ABC) we sent on [发送日期]. Could you please let us know if you've had a chance to review it?
We are ready to proceed upon receiving your signed copy.
Thank you.”
（温和跟进一下，询问审核进度，表达推进意愿。）
3. 常见“坑点”对比表
| 操作项 | 推荐做法（显得专业） | 常见错误做法（显得业余） |
|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- |
| 合同格式 | 发送PDF最终版 | 发送可编辑的Word/WPS版 |
| 文件命名 | “PO号_客户名_产品_日期.pdf” | “合同.pdf”、“新建文档1.pdf” |
| 邮件标题 | 包含PO号、产品、公司名 | “合同”或空白 |
| 正文重点 | 加粗列明关键条款 | 只说“附件是合同，请查收” |
| 签名档 | 使用包含完整联系信息的专业签名 | 无签名或信息不全 |
说到底，用邮箱模板发合同，内核不是炫技，而是展现可靠。模板帮你保证了结构和基本礼仪不出错，而你对细节的把握（比如正文提炼关键点、清晰的付款描述）才是让客户放心把订单交给你的关键。别把它想得太复杂，就用今天这套“准备-撰写-检查-跟进”的流程，多练几次，你也能形成自己的肌肉记忆，从此发合同又快又稳。记住，专业感就藏在每一个被你注意到的细节里。
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