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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸报价单邮箱：这样写邮件，客户回复率提升90%
先摸摸良心问自己：你是不是经常这样干？——收到询盘，兴奋地翻出最新价目表，复制粘贴到邮件正文，附上一个PDF报价单，点击发送，然后…就没有然后了。
其实啊，客户每天可能收到几十封类似邮件。如果你的邮件长得像“批量生产”的，被忽略简直太正常了。想想看，一封好的报价单邮件，核心目标是什么？不是报价格，而是建立专业印象、传递信任感、并推动下一步动作。
几个致命的常见错误：
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标题是邮件的“门面”。搜索引擎喜欢清晰、包含关键词的标题，客户也一样。试试这些公式（别死板照搬，灵活组合）：
| 标题公式 | 示例 | 适用场景 | ||
|---|---|---|---|---|
| 产品+客户名+优势 | “ABCMachineQuotationfor[ClientCompany]-3%DiscountforOrderThisWeek” | 知道客户公司名称，想突出限时优惠 | ||
| 问题解决型 | “SolutionforFasterAssembly:Auto-ScrewdriverQuote&TechnicalSpecs” | 客户询盘时提过具体痛点 | ||
| 简洁关键词组合 | “Quotation:ModelX200WirelessCharger | MOQ500pcs | LeadTime15Days” | 常规询盘，强调关键交易条件 |
记住：避免用“Urgent”或过多感叹号，显得像垃圾邮件。适当加入客户公司名或产品型号，个性化立马提升。
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正文别一上来就抛价格。想象你是在跟客户面对面聊——总得先打个招呼、聊两句再谈生意吧？
第一段：暖场与确认
“Hi [Client Name],”
“Thanks for your inquiry about [Product Name]. We’re glad to provide you with the detailed quotation and support.”
*（如果询盘内容较复杂，可以简短概括一下对方需求，表示你认真看了。）*
第二段：核心报价与重点加粗
这里可以分段介绍产品、价格、交货期等。关键数据一定要加粗，方便客户快速捕捉。
例如：
“Our best price for theModel X200 Wireless Chargeris$12.5/pcbased onMOQ 500pcs. Thelead time is 15 daysafter order confirmation.”
第三段：为什么选我们？（价值塑造）
别光说“我们质量好”。用事实：
“All our chargers areCE/FCC certified, and we offer24-month warranty(industry average is 12 months). Attached is the test report for your reference.”
第四段：清晰的下步引导
很多邮件死在这里——没告诉客户该干嘛。
“Could you please review the detailed quote in the attachment? If you have any questions, I’m available for a quick call or video meeting.We can offer an extra 2% discount if the order is confirmed before Friday.”
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附件才是真正的“报价主体”。一个专业的报价单，至少包含以下模块（可以用表格呈现部分内容，清晰易懂）：
1. 头部信息
2. 产品明细表格
| Item | ProductModel | Description | Quantity | UnitPrice | TotalAmount |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | X200 | WirelessCharger,15W,QiCertified | 500pcs | $12.50 | $6,250 |
| 2 | X201 | WirelessCharger+CableBundle | 300pcs | $15.00 | $4,500 |
3. 交易条款小结（另一个关键表格）
| Term | Detail |
|---|---|
| Payment | 30%deposit,70%beforeshipment |
| Delivery | FOBShenzhen,leadtime15days |
| Validity | 30daysfromquotedate |
| Warranty | 24months |
4. 备注栏
这里可以写：“Prices are based on current material costs. Custom packaging is available upon request.”
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假设你是采购，收到两封邮件：
邮件A：
标题：Quotation
正文：Price list attached.
附件：quote.pdf
邮件B：
标题：Quotation for X200 Wireless Charger - 24 Months Warranty Included
正文：Hi John, thanks for your inquiry. As discussed, our best price for X200 is $12.5/pc with 24-month warranty. The detailed quote is attached. I’m available for a call tomorrow if you have questions.
附件：Quote_X200_ABCtech_20250118.pdf
答案显而易见，对吧？
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说到底，外贸邮件竞争，在客户没见到你本人、没验过货之前，邮件就是你公司的形象代言人。把报价单邮件写得清晰、专业、有人情味，哪怕你的价格不是最低，客户也愿意跟你聊下去——因为他觉得你靠谱，后续沟通成本低。
所以，下次发报价前，别急着点发送。花10分钟，按上面的步骤过一遍。可能就这10分钟，帮你赢下一个长期客户。
（本文约2000字，基于常见外贸场景撰写，结合实际沟通常见问题与优化策略。文中案例为模拟数据，仅供参考思路。）
希望这篇文章能帮助您系统理解外贸报价单邮件的撰写要点。文章围绕标题优化、正文结构、附件设计、发送检查等环节展开，融入了口语化表达和实用表格，并加粗了关键建议，兼顾了可读性与专业性。如需调整风格或补充细节，可随时告知。
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