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你是不是也遇到过这种情况——给国外客户发完开发信，石沉大海，一点回音都没有？然后心里就开始打鼓：是我的邮件写得太差，还是客户根本没看到？甚至开始怀疑，是不是外贸这行根本不适合自己……
别急，今天咱们就坐下来好好聊聊，外贸跟进邮件到底该怎么写。我做了七八年外贸，也经历过发一百封邮件九十九封没回复的阶段，慢慢才摸出一些门道。这篇文章不会讲什么高深理论，就说点实在的、你能立刻用上的方法。
我们先来想一个最根本的问题：客户每天可能收到几十甚至上百封推销邮件，凭什么要花时间看你的？尤其当你是一个陌生发件人的时候。
首先，你得知道客户“懒得理你”的常见原因：
*标题像垃圾邮件– “Supplier from China”、“Good quality products”……这种标题客户扫一眼就删了。
*内容全是关于“我”– 我们公司多厉害、我们产品多牛，但和客户有啥关系？
*写得又长又绕– 客户时间宝贵，没空看你长篇大论的工厂介绍。
*没有明确的下一步– 邮件结尾就一句“期待您的回复”，客户为什么要行动？
说白了，很多新手的第一封邮件，本质上是在“打扰”客户，而不是“提供价值”。
我自己有个习惯，写完邮件后，会把自己想象成收件的那位采购经理。他可能刚开完会，喝着咖啡，烦躁地处理邮箱里未读的100+邮件。这时，你的邮件标题跳了出来……
试试这样想：
*他需要解决什么问题？（是找更便宜的供应商，还是急需某个稀缺配件？）
*他最关心什么？（价格？质量？交货期？认证？）
*他怎么才能最快地获取信息？（是点开附件PDF，还是看你邮件里的清晰列表？）
当你开始想这些问题，你的邮件内容自然会不一样。你会更倾向于在开头就直接点出你能为他带来的好处，而不是罗列你的工厂面积有多少平方米。
好，咱们来点具体的。一封完整的跟进邮件，大概可以分成这几个部分，我把它叫做“四步吸引法”。
标题是重中之重，它决定了客户是否点开。记住几个原则：
*包含客户信息或需求：比如客户公司名、他询价过的产品名。例如：“Question about your inquiry for LED bulbs, John from ABC Inc.”
*突出价值或解决方案：例如：“3 ways to reduce cost for your projector orders”
*简洁，有吸引力：避免全部大写，避免太多感叹号。可以适当使用括号增加紧迫感或个性化，比如：“Following up on our quote (time-sensitive)”
个人观点：我很少用“Re:”或“Fw:”去伪装老邮件，感觉小聪明用多了反而显得不专业。真诚一点，把标题写得清晰有用，效果更持久。
开头不要寒暄过度！直接切入主题。
*糟糕开头：“Hello dear sir/madam, My name is Li Hua from China...”（太泛，没记忆点）
*好一点的开头：“Hi [客户名字], I saw your company specializes in outdoor furniture, and we’ve just helped a similar client in [客户所在国家] reduce packaging costs by 15%. That made me think of you.”
看到了吗？第二句提到了客户业务，并暗示了你能提供的价值（降低成本），这就会让他有读下去的欲望。
这里切忌写成一段密不透风的长文字。多用短句、分段和项目符号。
*自问自答：你可以模拟客户可能会问的问题。比如，“你可能会想，这家供应商靠谱吗？这是我们最近三年出口到欧洲的客户列表……”
*重点加粗：把核心优势、关键数据、特殊优惠加粗，但别整段都加，那就没重点了。
*用列表呈现要点：
*关于价格：我们提供阶梯报价，单次订单超过5000件可享受额外3%折扣。
*关于质量：所有产品均通过CE/RoHS认证，并附有第三方检测报告。
*关于交期：目前标准产品库存充足，确认付款后7天内可发货。
加一点个人经验：附上图片或简短视频链接（比如产品的测试过程、包装流水线），比干巴巴的文字描述强十倍。客户会觉得你更透明、更专业。
结尾要干嘛？是让客户回复你！
*给出明确、简单的行动指令：
*“Would you mind sharing your target price range so I can check the best solution for you?”
*“Could you please let me know your thoughts on the specification sheet I attached?”
*减少对方的行动压力：不要只问“你觉得怎么样？”，可以问“对于A和B两个方案，您更倾向于哪一个？”给出选择题，客户更容易回答。
*专业的签名：包括你的全名、职位、公司、电话、WhatsApp/Skype、公司网站。让别人觉得你是个真实、可联系的人，而不是一个虚拟邮箱地址。
发完第一封，没回复，太正常了。这时候，跟进邮件不是简单地把第一封再发一遍。
我的建议是建立一个“温和推进”的节奏：
*第1次跟进（2-3天后）：可以换个标题，正文简短。例如：“In case you missed my previous email about [主题]…”，然后补充一点新信息，比如“附件是我们刚更新的产品目录，第5页有您可能感兴趣的新型号。”
*第2次跟进（1周后）：提供更多价值。可以分享一篇行业报告、一个市场趋势分析，或者说“我们本月针对老客户推荐的订单有一个小优惠，不知是否适合您？”
*第3次及以上跟进（间隔拉长）：节日问候、公司新闻（如参展信息）、新产品发布等都可以作为由头。目的是保持联系，而不是单纯催单。
关键点：每次跟进，最好都能提供一点新的、对客户可能有用的信息，让他觉得你不是在机械地骚扰他。
最后说点可能别人不太提的。
*语法和拼写：一定要检查！用Grammarly之类的工具过一遍。低级的错误会瞬间让专业感崩塌。
*别怕跟进：很多新手心理压力大，觉得跟进是在催客户。其实，专业的跟进是服务的一部分。采购商也很忙，你的邮件可能只是被淹没了。
*心态放平：外贸成单很少是一封邮件搞定的，它是一个建立信任的过程。今天没回复，不代表永远没机会。把每次沟通都看成是往信任账户里存钱。
写邮件这件事，说难也难，说简单也简单。它本质上是一次次专业的、为客户着想的书面沟通。当你不再只想着“卖东西”，而是想着“帮客户解决问题”时，你的文字语气、内容重点都会发生奇妙的变化。
对了，忘了说，我自己现在写重要邮件前，还是会打打草稿，读出声来听听顺不顺。有时候觉得太生硬了，就删掉重写，加个“对了，顺便提一下”这样的口语词，感觉更像真人。你不妨也试试。
坚持下去，不断优化，你会发现，回复率真的会一点点高起来。这份工作最有意思的地方，不就是通过文字和屏幕，与万里之外的人建立起连接和信任嘛。祝你接下来发的每一封邮件，都能收到好消息。
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