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> 外贸知识 > 外贸知识 > 外贸新手小白：第一次从网站接到订单，发货全流程到底是啥？
是不是经常刷到那些“新手如何快速涨粉”、“一个月打造爆款店铺”的攻略，心里痒痒的，终于也下定决心搞了个外贸独立站？产品上架了，广告也投了，嘿，还真等来了第一个海外订单！兴奋劲儿还没过，一个现实的问题就砸过来了：这玩意儿……我该怎么给它寄出去啊？
别慌，这感觉我太懂了。当年我也是这么过来的，看着后台的订单信息一脸懵，脑子里全是问号。什么报关、清关、国际物流，听着就头大。今天，我就把自己踩过的坑、总结的经验，用大白话给你捋一遍，保证你看完就知道第一步该点哪里。
在您急吼吼地准备打包之前，有几件必须做的“家务事”。这就像出门旅行前要检查身份证和钱包一样，少了它们，您这货根本出不了国门。
1. 确认订单和收款
这是第一步，也是最重要的一步。一定要等到客户的付款完全到账，并且您的支付平台（比如PayPal、Stripe）显示“已清算”，再动手。可别被一些诈骗订单给忽悠了。同时，仔细核对客户的收货地址、产品规格和数量，有任何疑问，马上发邮件跟客户确认。记住，“钱到账、信息对”是黄金法则。
2. 准备好您的“通关护照”
这里说的护照，指的是您的企业资质和产品文件。主要是两样：
*报关用的资料：比如您的公司营业执照、进出口权文件（如果自己没有，找代理报关公司就行，他们能解决）。
*产品相关文件：比如发票（Commercial Invoice）、装箱单（Packing List）。这些是给国外海关看，用来计算关税和检查货物的。模板网上很多，填上买卖双方信息、产品描述、单价、总价、包裹重量尺寸就行。
渠道选得好，省钱又省心。选错了，可能运费比货还贵，或者客户等得抓狂。给您简单对比一下：
| 物流方式 | 大概时效 | 适合什么货 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| 国际快递(DHL、FedEx、UPS) | 3-7天 | 小件、样品、紧急货物、高价值品 | 速度极快，门到门，跟踪系统完善 | 价格最贵，偏远地区附加费高 |
| 邮政渠道(中国EMS、e邮宝) | 7-20天不等 | 2kg以下小包，低价值商品 | 清关方便（通常按私人物品处理），性价比高，覆盖面广 | 速度不稳定，跟踪信息可能不详细，有丢件风险 |
| 专线物流(各种航空专线) | 7-15天 | 有一定体积和重量的普货 | 性价比之王，速度比邮政快，价格比快递低很多 | 渠道质量参差不齐，需要筛选靠谱货代 |
| 海运 | 30-50天以上 | 大货、重货、不着急的批量货 | 价格最低，承载量大 | 速度慢，流程复杂，需配合目的港清关 |
怎么选？给您个粗暴的建议：
*客户急、东西小、不差钱 → 选国际快递。
*东西不值钱、客户能等、想省钱 → 选邮政或专线。
*货量大得像搬家，提前几个月备货 → 去研究海运。
对了，说到这儿，您肯定会问：“这些渠道我去哪儿找啊？” 别自己傻乎乎打官方电话，那都是零售价。去找国际货运代理（简称“货代”）。他们就像物流领域的旅行社，能拿到折扣价，还能帮您处理很多杂事。在阿里上、行业群里都能找到一堆。
好了，渠道选定了，货代也联系好了，报价您也接受了。接下来就是体力活了——打包。
打包的核心就一个：确保货物在野蛮运输中也能完好无损。
*内包装要用气泡膜、泡沫棉把产品裹严实。
*外箱要选结实、耐摔的硬纸箱，空隙用填充物塞满。
*最后，用宽胶带把箱子所有缝隙，尤其是底部和封口处，来个“工”字形或“井”字形密封，结实点，没错的。
打包完，就是贴面单。这是最容易出错的环节！
货代会给您一个国际快递面单（Shipping Label），上面有所有物流信息和条码。您要做的就是：
1.打印清晰：用不干胶纸打印出来，条码绝不能模糊。
2.粘贴牢固：平整地贴在包裹最大的那个面上，旧标签一定要撕干净。
3.备份信息：自己最好拍个照留存，万一面单途中破损，还有底可查。
写到这儿，我觉得有必要停下来，针对几个后台问得最多、新手最迷糊的问题，集中聊一下。
Q：报关、清关到底是什么？是不是特别难？
A：别被名词吓到。报关，就是您（或您的货代）向中国海关申报：“我要寄这些货出去啦”。清关，就是货物飞到国外后，由收件人（或您的代理）向当地海关申报：“我有个包裹进来啦，请检查放行”。对于新手，99%的情况是这样的：您把货和资料给货代，货代就帮您把报关搞定了。而国外的清关，通常由快递公司（如DHL）或收件人自己去处理。您需要做的，就是如实、准确地填写产品信息和价值，别为了给客户“省关税”而低申报，被海关查到很麻烦。
Q：运费到底谁出？我该怎么设置？
A：运费谁出（贸易术语）是在上架产品时就要定好的。常见的有：
*EXW（出厂价）：您只负责把货备好，客户自己安排人来提货和负责全程物流。对您最简单，但对客户最难，新手客户容易懵。
*FOB（离岸价）：您负责把货送到国内港口并完成报关，之后的船运费和保险由客户承担。外贸常用。
*CIF（到岸价）：您负责全程海运费和保险，直到目的港。您操心多，但报价看起来更省心。
*DDP（完税后交货）：您包办一切，连国外的关税都替客户付了。最省心，但您需要能估算国外税费，风险和责任最大。
对于独立站新手，我个人的建议是：前期直接采用“标准运费”或“免运费”（其实把运费含在商品价格里）。在后台设置好每个国家的快递、邮政收费标准（平台或货代会提供价卡），让系统自动计算。这样最透明，也避免纠纷。
Q：物流跟踪信息怎么给客户？
A：货代把货取走后，会给您一个追踪号码（Tracking Number）。您只需要把这个号码，以及物流公司的查询链接，通过站内消息或邮件发给客户，并说一句“您的货物已发出，这是追踪信息，请随时关注”就可以了。好的客服，会在货物到达关键节点（如清关、派送）时，主动提醒客户一下。
货交出去了，但您的工作还没完。一个专业的卖家，要做好“售后”物流跟踪。
1.主动跟进物流状态：自己时不时用追踪号查一下，如果发现物流好几天没更新，或者显示“清关延误”，要主动联系货代问原因，并及时、坦诚地告知客户。千万别等客户来问。
2.提醒客户收货：预计快派送时，可以发个邮件提醒客户保持电话畅通。
3.收集反馈与优化：客户收到货后，可以问问包装是否完好、物流时效是否满意。这次用A渠道贵了但快，下次类似的货是不是可以试试B渠道？不断积累自己的“物流经验数据库”。
说实话，外贸发货这事，第一次做觉得步骤繁杂如登天，但做过两三次后，就会发现它就是个体力活加细心活，技术含量并没有想象中那么高。最关键的是别怕，别自己吓自己。找到一两个靠谱、耐心的货代朋友，他们能解答您实操中90%的细节问题。把第一次发货当成一个必须通关的游戏任务，按流程一步步走：接单收款 → 备货做单 → 咨询货代选渠道 → 仔细打包贴单 → 发出后跟进。流程走通一次，心里就彻底有底了。这条路，每个外贸老鸟都走过，您也能稳稳走过去。
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