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写邮件开头，最常用的无非是“Dear”、“Hello”、“Hi”这几个。它们有啥区别？咱们一个一个说。
1. “Dear” —— 最经典，但也最需要小心
这个单词可以说是外贸邮件的“万金油”，但很多人用的时候其实有点误区。它并不像中文里的“亲爱的”那么亲密，在商务场合其实挺中性的。不过，用“Dear”的时候，后面接什么就有讲究了。
*“Dear Mr. Smith” 或 “Dear Ms. Johnson”：这是最安全、最规范的选择。当你明确知道对方的姓氏和性别时，用这个准没错。尤其是第一次联系，或者对方职位比较高，用这个显得尊重。对了，如果不知道女性是否已婚，一律用“Ms.”就对了，这是国际通用的礼貌。
*“Dear Sir or Madam”：这个嘛，我个人的观点是——尽量别用。除非你完全不知道收件人是谁，比如投递到一个公共邮箱像“info@company.com”。现在很多老外觉得这个称呼有点过时、没人情味，像群发邮件。如果能查到具体联系人，哪怕只知道名字，用“Dear [名字]”都会好很多。
*“Dear John” (用对方的名)：当你和对方已经有过几次沟通，或者你们公司文化比较随意时，可以直接用名字。这能快速拉近距离。但第一次联系就直呼其名，在有些文化里可能会显得冒失。
2. “Hello” 和 “Hi” —— 更轻松，但要看场合
这两个词现在用得越来越多了，特别是科技、创意、初创公司这些领域。
*“Hello”比“Hi”稍微正式一丢丢，但整体还是很友好的。你可以说“Hello team,”（写给一个小组），或者“Hello everyone,”（写给多个收件人）。
*“Hi”是最口语化、最轻松的。“Hi [名字],”是非常常见的开场方式，尤其是后续跟进邮件。它给人一种“我们挺熟”或者“我这个人很随和”的感觉。不过，给从未联系过的CEO写第一封信就用“Hi”，可能还是有点冒险。
简单说，选哪个？看你和收件人的关系，以及他们公司的风格。拿不准的时候，用“Dear + 姓氏”总是最稳妥的起手式。
解决了基础款，我们来啃几块硬骨头。这些问题是不是也让你头疼过？
情况一：我不知道收件人叫啥，怎么办？
这是最让人头疼的，对吧？我有几个小办法：
1.上领英（LinkedIn）或者公司官网“About Us”页面去搜。十有八九能找到采购经理或者部门负责人的名字。
2.如果实在找不到，可以称呼职位，比如“Dear Procurement Manager,”或者“Dear Marketing Team,”。这比“Dear Sir or Madam”要具体、用心。
3.再退一步，写给整个公司部门，可以用“Dear [公司名] Team,”。比如“Dear ABC Trading Team,”。
情况二：收件人不止一个，怎么写？
*如果只有两三个人，并且你都认识，可以全部列出来：“Dear Tom, Jane, and Mike,”。
*如果是一群人，但你知道他们的共同部门，就写“Dear Sales Department,”。
*如果是发给一组不特定的人，比如项目组，“Hello all,”或者“Hi everyone,”就很好用。
情况三：对方有博士、教授等头衔？
这个必须注意！如果对方是“Dr. Williams”或者“Prof. Zhang”，务必使用他们的学术头衔，这代表着对对方成就的尊重。用“Mr.”或“Ms.”反而可能失礼。
光说理论可能有点干，咱们看几个实际的例子，感受一下。
案例1：第一次开发信
*不太推荐的写法：“Dear Sir/Madam, I am from ABC company...”（太笼统，像 spam）
*好得多的写法：“Dear Mr. Thompson, （或者 Dear Purchasing Manager,） My name is [你的名字] from ABC Co. We specialize in... and I noticed your company...”（有针对性，显示你做过了功课）
案例2：跟进一个已经聊过几次的客户
*略显生疏的写法：“Dear Mr. Johnson, Regarding our last discussion...”（都聊几次了，还这么正式）
*更自然的写法：“Hi David, Hope you're doing well. Just following up on the sample we sent...”（用名字，语气像朋友间提醒，更顺畅）
说完了怎么用，也得提提千万别踩的雷区：
*避免用“Hey!”：这个太随意了，在正式商务邮件里显得不太庄重。
*千万别拼错对方的名字或公司名：这是大忌！发之前一定要检查两遍。把“John”打成“Jon”，好感度直接清零。
*性别假设要不得：如果你从名字看不出性别（比如“Taylor”, “Alex”），就用全名“Dear Taylor Smith,”，或者去查一下，别瞎猜“Mr.”。
聊了这么多规则，最后我想说说我自己的一点看法。其实啊，邮件称呼这事儿，表面上是规则，骨子里是尊重和细心。
你想想，收到一封开头就是你正确名字和职位的邮件，是不是感觉对方是专门写给你的，而不是从某个列表里复制粘贴的？这种被重视的感觉，就是良好合作的开端。反过来，如果名字都写错了，或者用了个不伦不类的称呼，对方可能下意识就觉得你不够专业、不够用心。
所以我的观点是，把每次写称呼，都当成一次小小的“破冰”。花一两分钟去确认一下对方的准确信息，根据你们的关系和行业特点选一个合适的词，这点时间投资绝对值得。它传递的信息是：“我尊重你，并且我认真对待这次沟通。”
对于刚入门的朋友，我的建议是：从“Dear + 姓氏/职位”开始练起，这是永远不会出错的起跑线。随着你和客户越来越熟，再自然地过渡到“Hi [名字]”。多观察客户怎么称呼你，你可以用类似风格回复，这招叫“镜像沟通”，往往效果不错。
说到底，规矩是死的，人是活的。最好的称呼，就是能让收件人感觉舒服、得体，并且适合当前沟通氛围的那一个。当你不再为“怎么开头”而纠结，能把更多心思放在邮件正文的内容上时，你的外贸沟通之路，自然就走得更顺了。
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