位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 东莞外贸新手必看：企业邮箱与电话沟通的常见困惑全解答
你有没有遇到过这样的情况？刚入行外贸，好不容易找到了一个潜在客户的联系方式，结果一看，那个邮箱地址长得有点奇怪，好像不是常见的@qq.com或者@gmail.com；或者，鼓起勇气打过去一个国际电话，对方说的英语带着口音，语速又快，你只能“嗯嗯啊啊”地应付，挂了电话脑子里一片空白，压根没听懂对方到底要什么。心里是不是咯噔一下，觉得外贸这行水太深了？别慌，今天咱们就来好好唠唠，东莞的外贸企业里，关于邮箱地址和电话沟通的那些事儿，到底是怎么回事。
首先，咱们得搞明白，为什么东莞很多外贸公司，放着免费的个人邮箱不用，非要花钱去弄一个企业邮箱呢？这可不是为了摆谱。
简单来说，企业邮箱就是以你自己公司网站域名为后缀的邮箱。比如你的公司网站是 www.dongguan-product.com，那你的企业邮箱可能就是 sales@dongguan-product.com 或者 jack@dongguan-product.com。看，是不是一眼就能看出你是哪个公司的？
这小小的一个后缀，作用可大了去了：
*显得专业，提升信任度。你想想看，如果客户收到一封来自 zhangsan123@gmail.com 的报价信，和来自 zhang.san@real-company.com 的报价信，他本能地会更信任哪一封？显然是后者。企业邮箱在客户眼里，就代表着你背后是一个正规、有组织的实体，而不是一个可能随时消失的个人卖家。
*无形的品牌广告。每发出一封邮件，你的公司域名就在客户眼前出现一次。发得多了，客户自然就对你的品牌名印象深刻了，这可比生硬的广告植入要自然有效得多。
*方便管理，不怕人员变动。外贸业务员离职了怎么办？如果他用的是个人邮箱联系客户，人一走，客户资源可能就断了。但企业邮箱是公司的资产，管理员可以把这个邮箱转交给接手的同事，所有历史邮件往来都在，业务衔接平滑，不会耽误事儿。
所以啊，当你看到一个后缀是公司域名的邮箱地址，别懵，这说明你联系的很可能是一家比较正规的东莞外贸公司或工厂，这是个好信号。
好了，邮箱的事弄明白了，咱们再说说更让人头疼的电话沟通。电话里听不懂，真的全是英语水平的锅吗？不一定，咱们来分析分析。
第一个“拦路虎”：口音和语速。
你平时学的可能是标准的美音或英音，但实际工作中，你可能会接到印度、中东、欧洲客户的电话，他们的口音五花八门。再加上他们谈正事时语速通常较快，还有各种行业术语夹杂其中，听不懂太正常了。这感觉就像……一个平时只听过普通话新闻联播的人，突然要听懂一段粤语夹杂着专业术语的快速对话，能不懵吗？
那怎么办呢？这里有几个小窍门，你可以试试：
1.别怕，大胆请求重复或说慢点。这是你的权利！你可以礼貌地说：“Sorry, could you please speak a little slower?”（抱歉，您能说慢一点吗？）或者 “Pardon?”（请再说一遍？）。绝大多数客户都会理解的。
2.准备好“关键词”清单。打电话前，把这次通话要涉及的核心词汇（比如产品型号、价格术语FOB、付款方式T/T等）写在手边，听到熟悉的词，就能快速抓住重点。
3.善用邮件跟进确认。这是最重要的一步！电话结束后，立刻发一封邮件过去，写上：“As per our phone conversation just now, I’d like to confirm…”（根据我们刚才的电话沟通，我想确认一下……）。把你在电话里理解到的要点，比如产品要求、数量、价格区间，一条条列出来，请客户确认。这样既能弥补电话听力的不足，又能留下书面记录，避免后续误会。
第二个“坑”：你以为你听懂了，其实不是那个意思。
英语里有很多委婉、间接的表达。比如，客户说 “I’m afraid there may be a slight delay.”（恐怕会有一点延迟），这“a slight delay”（一点延迟）可能意味着要推迟好几周。又或者他说 “To be honest, I’m not sure if that’s a good idea.”（说实话，我不确定那是不是个好主意），这基本就等于在说“这主意糟透了”。所以，听懂字面意思之后，还得琢磨一下对方的潜台词。
看到这儿你可能会想，既然电话容易听不懂，那我全靠邮件行不行？或者，既然电话直接，那我动不动就打电话行不行？我的观点是：两者必须打配合，各有各的舞台。
*复杂事宜、正式报价、合同条款 → 优先用邮件。邮件白纸黑字，清清楚楚，可以作为法律依据，也方便双方反复查看和转发。写邮件时，主题要像新闻标题一样简洁有力，比如“Quotation for LED Lights - ABC Company”（LED灯报价-ABC公司），让客户一眼就知道这是什么。内容呢，要分段、加粗重点，别写成长篇大论的论文，没人有耐心看。 记住，邮件是让你把事情说清楚的，不是用来炫耀词汇量的。
*紧急事件、需要立即澄清的疑问、建立初步联系后的关系升温 → 可以打电话。电话的即时性是邮件比不了的。一个电话过去，三五分钟就能解决邮件来回扯皮半天的问题。而且，通过声音交流，能更快地感受到对方的情绪和性格，有助于拉近距离。
我的个人建议是：对于新手，可以遵循“邮件为主，电话为辅”的原则。先用邮件建立联系，把基本信息交换清楚。等到有一定熟悉度后，对于一些重要节点（比如付款前、发货前），主动打个电话过去做最终确认，既显得你负责、积极，又能及时消除误会。千万别一上来就电话“轰炸”，那可能会吓跑客户。
最后，说点实在的。刚入行，遇到邮箱看不懂、电话听不懂，真的再正常不过了，几乎每个外贸人都经历过这个阶段。别因此就怀疑自己不适合干这行。
外贸沟通，本质上就是一场跨国的、带着商业目的的交友。技术性的问题，比如怎么设置邮箱、怎么听懂口音，都可以通过学习和练习来攻克。但更底层的，是你的态度：你是否真诚？是否专业？是否愿意为客户解决问题？
哪怕你英语没那么流利，一封格式规范、信息完整、语气积极的邮件，加上电话沟通时认真倾听、不懂就问、及时确认的态度，就足以赢得很多客户的信任和尊重了。 相反，如果你总是用粗心大意、满是语法错误的邮件去联系客户，或者电话里表现得急躁又不专业，哪怕你英语再好，客户可能也不想和你做生意。
所以，放平心态，把这些沟通工具当成你的助手。先从写好每一封邮件、勇敢接打每一个电话开始，慢慢积累经验。你会发现，那些长得“奇怪”的邮箱地址，和电话里起初听不懂的口音，不再是拦路虎，而是带你走进广阔国际市场的钥匙。这条路，每一个东莞外贸前辈都走过，你当然也可以。
版权说明：
