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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸新手必看：邮件回复技巧与实战指南
我见过太多邮件，一上来就是“Dear Sir/Madam, Thank you for your inquiry...”，不能说有错，但真的太平了，像复印机印出来的。客户每天收那么多推销信，凭啥记住你？
所以，咱得换个思路。开头最好能直接呼应客户来信里的某个具体点。比如，客户在询盘里提到了“durable material”（耐用材料），你开头就可以说：“Hi [客户名字]， Glad to know you're looking for durable materials for your project. That's exactly what we focus on.” 你看，这就告诉客户：我认真看了你的邮件，而且我的产品正好能解决你的需求点。
如果客户没写名字，就用公司名。实在什么都没有？也别用“Dear Sir”了，试试“Hello there,”或者直接“Good day”，都比“Sir/Madam”显得更活泛一点。
这部分是邮件的“主菜”，要解答客户的问题，展示你的专业，还得推动下一步。咱们拆开揉碎了说。
1. 报价，不仅仅是报个价格
客户最关心的肯定是价格。但你不能光秃秃地甩个数字过去。
*先说产品：把客户问的型号、规格再确认一遍。“As per your request for model ABC-123, here are the details...”（根据您对ABC-123型号的询问，详情如下……）。这能避免后续误会。
*价格怎么报：一定要写清楚贸易术语！比如“FOB Shenzhen USD 15.00/pc”。好多新手会漏掉这个，结果客户理解的是含运费价，你这儿是出厂价，后期扯皮麻烦大了。记住，不明确的报价等于没报。
*别忘了“配套信息”：最小起订量（MOQ）、付款方式（比如T/T 30% deposit）、交货期、包装细节。把这些要点用排列的方式放在价格下面，一目了然：
*Price:FOB Shenzhen USD 15.00/piece
*MOQ:500 pieces
*Payment:T/T, 30% deposit, balance before shipment
*Lead Time:25-30 days after order confirmation
*Packing:50 pcs/carton
2. 自问自答，把客户可能想问的提前说了
写的时候，把自己当成客户，琢磨他看完价格后会想啥。然后主动在邮件里“回答”出来。
*客户可能会想：“这价格能便宜点吗？”
*那你可以在报价后加一句：“For larger quantities, say over 2000 pieces, we could offer a better price. Let me know your estimated volume.”（如果数量更大，比如超过2000件，我们可以提供更优惠的价格。可以告诉我您的预估数量吗？）这既展示了灵活性，又能试探客户的实际采购计划。
*客户可能会想：“质量到底咋样？有认证吗？”
*主动提：“Our products have passed CE and ROHS certifications. I can send you the test reports if needed.”（我们的产品已通过CE和ROHS认证。如果需要，我可以把检测报告发给您。）这就打消了客户一部分疑虑。
3. 加点“人情味”，别像个机器人
在陈述事实的中间，穿插一些有温度的句子。
*谈到交货期紧，可以说：“We understand the urgency of your timeline and will do our best to prioritize your order.”（我们理解您的时间很紧，会尽力优先安排您的订单。）
*展示产品优势时，别光说“我们质量好”，可以说：“Many of our clients in [客户所在国家，比如Germany] have been using this model for over 3 years with very positive feedback on its stability.”（我们在德国等地的许多客户使用这个型号已超过3年，对其稳定性的反馈非常积极。）用一个具体的案例或场景，比说一百句“我们很好”都管用。
邮件结尾，不是礼貌用语堆砌就完事了。目的是让客户更容易地采取你希望的行动。
weak的结尾：“Looking forward to your reply.”（期待您的回复。）——然后呢？客户看完可能就关掉了。
好一点的结尾：“Hope the above information is helpful.To help you evaluate better, I've attached our detailed catalog and a specification sheet for Model ABC-123.Please feel free to let me know if you have any questions.”（希望以上信息有帮助。为了便于您评估，我附上了我们的详细目录和ABC-123型号的规格书。如有任何问题，请随时告诉我。）
更好的结尾（带推动性）：“To move things forward, could you kindly share your thoughts on the quote or let me know a convenient time for a quick call to discuss the details?”（为了推动进展，您能否分享一下对报价的看法，或者告诉我一个方便的时间，我们快速通个电话讨论下细节？）
看到了吗？结尾提供了附加资料（抓手），甚至提出了一个简单具体的下一步建议（打电话），把“球”巧妙地传给了客户，同时降低了对方的回复难度。
*检查，检查，再检查！按下发送键前，务必检查拼写、数字（小数点别点错了！）、客户名字。一个低级错误可能让之前所有的专业形象崩塌。我个人的习惯是，重要邮件写完后，喝口水，再看一遍。
*语气要对头。咱们要保持中立乐观。即使客户砍价砍得很狠，也别写“Your target price is impossible.”（你的目标价不可能）。可以换成“I'm afraid it's quite challenging for us to meet that price with current material costs. However, we might find a way by adjusting the packaging or slightly modifying a non-critical component. What do you think?”（以目前的材料成本，要达到那个价格对我们来说很有挑战。不过，我们也许可以通过调整包装或稍微修改一个非核心部件来想办法。您觉得呢？）——这既说明了困难，又表达了合作的诚意，把问题变成了可以继续讨论的议题。
*关于口头禅。文中偶尔用用“说实话”、“讲真的”、“坦率讲”这类词，能让语气更自然，像朋友聊天。但别每段都用，用多了就贫了。
*标题别空着。邮件标题是客户第一眼看到的。别用“Greetings”或者“Price”。用“Quotation for ABC-123 from [你的公司名]”或者“Reply to your inquiry about durable materials”。让客户一眼知道这封邮件是干嘛的，也方便他后续搜索。
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