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咱们别急着打开邮箱就写。在敲键盘之前，得先琢磨明白几件事，这能帮你省下大把试错的时间。
*这封邮件，我到底想达到什么目的？是初次建立联系？是报价？是跟进催单？还是处理投诉？目的不同，邮件的语气、结构和重点天差地别。
*收件人是谁？对方是采购部的课长，还是社长？是年轻一点的担当，还是资深的前辈？对职位高的人，礼节要更周全；对平级的担当，语气可以稍显亲近但依然保持尊重。
*对方公司是什么风格？是传统严谨的日本大企业，还是氛围相对轻松的初创公司？了解一下对方背景，能帮你调整邮件的“正式度”。
把这几个问题想明白了，你的邮件就有了清晰的靶心。
别怕，写日语商务邮件有个非常经典的框架，就像写八股文，照着来，起码能保证及格分。咱们一步步看：
1. 标题（件名）：信息明确是第一要务
标题是邮件的脸面，必须一眼就让对方知道是什么事。切忌空泛！比如“お問い合わせ”（关于咨询）就太笼统了，最好是“【製品A】の見積もりご依頼について”（关于产品A的报价请求）。加上公司名和产品名，清晰明了。
2. 开头寒暄（挨拶）：礼多人不怪
这是日式邮件特别重视的部分，固定套路居多。
*开头语：通常用“拝啓”（敬启者）或更简单的“○○株式会社 △△様”（致○○公司的△△先生/女士）。
*时令问候：日本人很讲究这个，比如“春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます”（值此春暖之际，恭祝贵公司日益繁荣）。对新手来说，记一两个万能的，比如“時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます”（敬祝日益安康）就够用了。
*感谢/提及前事：如果是回复或跟进，一定要先感谢对方之前的联系。比如“先日はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました”（非常感谢您日前的咨询）。
3. 正文（本文）：直奔主题，条理清晰
寒暄完了，就该进入正题了。这里有几个小技巧：
*自报家门（再次）：在正文开头，可以再简单说一下“我是XX公司的XX，负责XX业务”，加深印象。
*多用“です?ます”体：这是最基本的礼貌体，全文都要使用。
*分段、分点：千万别写成长篇大论。一件事一段，复杂信息用“?”或数字分点列出。比如说明产品优势时，可以写成：
*軽量で持ち運びが便利（轻便易携带）
*消費電力が従来品より30%削減（耗电量比传统产品降低30%）
*アフターサービスを3年間保証（提供3年保修服务）
*重点加粗：对于核心信息，比如交货期、价格、关键规格，可以加粗突出，方便对方快速捕捉。
4. 结尾寒暄（結びの挨拶）与落款
*结尾请求：用“何卒よろしくお願い申し上げます”（恳请多多关照）或“ご検討のほど、よろしくお願いいたします”（烦请斟酌为盼）这类固定句式。
*结束语：对应开头的“拝啓”，用“敬具”（敬上）或“以上”（特此函告）。
*公司信息与署名：务必完整写上公司名、部门、你的姓名、电话、邮箱、地址。这是专业和靠谱的体现。
说实话，上面那些是基本功，是“术”。但想让你的邮件真正脱颖而出，打动日本客户，我觉得还得用点“心”，注入点“人情味”。
日本商业社会虽然规则分明，但本质上非常重视长期、稳定的信赖关系。你的邮件，就是建立这种关系的第一块砖。怎么体现人情味呢？举个例子，比如你得知对方公司所在地最近有台风，可以在邮件开头加一句“そちらは台風の影響が心配ですが、ご無事でいらっしゃいますでしょうか”（担心贵处受台风影响，您一切可好？），一句简单的关怀，效果可能比十封程式化的邮件都好。
再比如，回复邮件时，除了回答对方问题，如果能主动多思考一步，提供一些对方可能需要的额外信息或建议，对方会觉得你非常用心和专业。这种“超出预期的回应”，是建立好感的利器。
这里我得多说两句，有些错误犯了，印象分直接扣光。
*避免机翻直给：翻译软件是辅助工具，但千万别直接复制粘贴。机翻的日语往往生硬、奇怪，甚至闹笑话。写完最好自己读一遍，或者用翻译软件“中->日->中”来回检查一下意思是否走样。
*慎用“你”“我”：日语邮件中，直接说“あなた”（你）有时会显得失礼。通常用“貴社”（贵公司）、“○○様”（○○先生/女士）来指代对方。提到自己公司时用“弊社”（弊公司），提到自己时用“私”（我）。
*及时回复是金律：日本人对邮件的回复速度有较高期待。即使无法立刻给出完整答案，也最好在24小时内先回复一句“メールを拝受いたしました。内容を確認の上、改めてご連絡いたします”（邮件已收到。确认内容后，将再次与您联系）。这叫“報連相”（报告、联络、商量），是职场基本素养。
*格式与错别字：格式乱七八糟、满是错别字（日文叫“誤字脱字”）的邮件，会直接让对方怀疑你的专业性和诚意。发送前，务必、务必、务必检查两遍！
光说理论可能还是有点虚，我大概模拟一个场景吧。假设你是一家文具厂的业务，收到一封日本公司关于“可擦中性笔”的询盘，你的回复邮件可以这么组织（省略具体公司信息）：
件名：【可擦中性筆】のカタログと見積もりご送付について
株式会社○○ 営業部 田中様
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
この度は、弊社の可擦中性筆（フリクションボールペン）にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、下記の資料をメールにてご送付いたします。
1.製品カタログ（PDF）：各シリーズの詳細仕様とラインナップをご覧いただけます。
2.参考価格表（Excel）：基本機種の単価を記載しております。注文数量に応じた割引詳細については、別途ご案内可能です。
ご質問いただきました耐久性について：
弊社のインクは、摩擦熱で消える特殊技術を用いておりますが、書き味は通常の中性筆とほぼ変わりません。また、消した後の紙面への残留も極力抑えた設計となっております。実際のサンプルをご希望の場合は、お気軽にお申し付けください。
何か他にご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
（你的公司信息、署名…）
看，是不是结构清晰，该有的礼节都有，重点也突出了？这就是一个不错的开始。
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