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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸邮箱称呼怎么填写才不会踩雷？
我们常说“第一印象决定成败”，在邮件沟通里，这第一印象就是你开头的称呼。你想想，客户打开邮件，一眼看到的是“To whom it may concern”（致相关人士）这种冷冰冰的模板，或者干脆把对方名字拼错了，他心里会怎么想？可能直接就把你归入“不专业”、“不用心”的那一类了，后面的内容写得再天花乱坠，效果也大打折扣。
所以，这个看似简单的称呼，其实是你的专业度试金石和情商小测验。搞定了它，就等于为整封邮件的有效沟通铺平了道路。
写称呼前，先灵魂拷问自己三个问题：对方是谁？我和他什么关系？这封邮件的目的是什么？答案不同，称呼的写法天差地别。
1. 对方有具体姓名，且你知道性别
这是最理想的情况。基本原则是：尊重+准确。
*最稳妥通用款：`Dear Mr. [姓氏]` / `Dear Ms. [姓氏]`。比如 `Dear Mr. Smith`, `Dear Ms. Zhao`。用`Ms.`来称呼女性，无论婚否，是现代商务沟通中最安全、最通用的选择。
*稍微熟悉一点后：如果已经来回沟通了几次，气氛比较融洽，可以尝试 `Hello [名字]`。比如 `Hello John`。这比`Dear`显得随意、亲切一些。
*非常重要的一点：务必，务必，拼对对方的名字！一个拼写错误，瞬间暴露你的粗心。不确定的时候，去对方公司的官网、LinkedIn主页反复核对。
2. 对方有具体姓名，但你不确定性别
这种情况越来越常见。有些名字在不同文化背景下性别指向不同，或者就是中性名字。
*首选方案：直接使用全名。`Dear [全名]`。例如 `Dear Alex Chen`， `Dear Taylor Swift`。这是最安全、不会出错的方式。
*如果无法避免称谓：在LinkedIn等平台查看对方个人资料的自称代词（He/Him, She/Her）。如果实在查不到，又必须写，可以用 `Dear Mx. [姓氏]`（Mx. 是一个中性敬称，但并非所有文化都通用），或者就干脆用全名。
3. 你不知道对方的具体姓名
这是很多新手最头疼的情况。写开发信的时候尤其常见。
*尽量避免：`To whom it may concern` 或 `Dear Sir/Madam`。这两种现在已经显得非常过时和敷衍，像是广撒网的垃圾邮件。
*推荐做法：
*做点功课：尝试在官网的“About Us”、“Team”页面，或者LinkedIn上，找到采购部门、相关部门负责人的名字。哪怕只是找到一个可能相关的职位和人名，也比你用“致相关人士”强一百倍。
*如果实在找不到：可以用 `Dear Hiring Manager`（写给招聘经理）， `Dear Procurement Team`（写给采购团队）， `Dear [公司名] Team`。这至少表明你针对的是某个特定群体，而不是海投。
好了，基本原则讲完了，但实际写的时候，小问题还是一个接一个冒出来吧？来，咱们模拟一下你大脑里的对话。
Q：对方名字后面有个“Ph.D”（博士），我该怎么称呼？
A：那就用 `Dear Dr. [姓氏]`。学术头衔在正式沟通中很重要，使用头衔是表示尊重。比如 `Dear Dr. Lee`。
Q：我该用“Mr.”还是“Ms.”？万一猜错了岂不是很尴尬？
A：看，这个问题又回来了。所以再次强调：不确定，就用全名。或者，如果对方在邮件签名里留下了自己的名字和职位，但没有明确性别，回信时直接沿用对方签名栏里的名字格式就好。比如对方签名叫“Sam Peters”，你就回 `Dear Sam` 或 `Hello Sam`。
Q：第一次联系，用“Hi”会不会太不正式了？
A：这取决于行业和你目标市场的文化。在IT、互联网、创意产业或北欧、澳大利亚等地，“Hi [名字]”非常普遍且可以接受。但在金融、法律、传统制造业或与日本、德国客户初次沟通时，从 `Dear [姓氏]` 开始更稳妥。一个简单的对比：
| 场景 | 稳妥选择 | 可选尝试（需判断） |
|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- |
| 首次联系，传统行业/保守市场 | DearMr./Ms.[姓氏] | |
| 首次联系，科技/创意行业 | Dear[全名] | Hi[名字] |
| 后续沟通，关系缓和后 | Hello[名字] | Hi[名字] |
Q：写邮件给好几个人，称呼怎么写？
A：如果收件人栏（To）里列出了所有人，可以用 `Dear all`, `Hello everyone`, 或者 `Dear [团队名] Team`。如果其中有一两位是主要对接人，其他人是抄送（CC），那么称呼主要对接人即可，其他人会明白自己是被知会的一方。
写到这里，我的个人观点很简单：外贸邮件的称呼，没有唯一的标准答案，但有明确的“雷区”。它的核心不是炫技，而是传递“我看到了你，并且我尊重你”的信号。花一两分钟去核实一个名字、斟酌一个称谓，这笔时间投资回报率极高。与其死记硬背规则，不如养成一个习惯：动笔前，先花30秒想想收件人是谁。从“Dear + 姓氏”这个安全区开始，随着沟通深入和行业熟悉，你自然会摸索出最适合自己客户群的风格。别怕一开始显得刻板，专业的刻板，远胜过随意的冒犯。现在，就去检查一下你待发送的那封邮件，称呼写对了吗？
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