位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸订单邮箱格式怎么写？新手小白一看就懂的实用指南
你可能觉得，不就是发封邮件嘛，把事儿说清楚不就行了？哎，话是这么说，但在外贸这个行当里，还真不是。你的邮件格式，直接反映了你的专业程度和公司形象。想象一下，客户同时收到两封邮件：一封主题模糊、内容杂乱、称呼随意；另一封格式清晰、重点突出、用语得体。你说客户会更倾向于认真阅读哪一封，更信任哪一家供应商？答案不言而喻对吧。
所以啊，咱们的目标不是“写一封邮件”，而是“写一封能让客户快速理解、放心合作、并且愿意长期联系的邮件”。这个思路你得先有。
好，咱们现在进入正题。一封完整的外贸订单邮件，可以把它想象成一个有头有尾、有血有肉的人。它通常包括这几个部分，我按顺序给你捋一捋：
主题行太关键了，它决定了客户会不会点开你的邮件。原则就一个：清晰、具体、包含核心信息。
*错误示范：`Order` (太模糊)， `Hello from ABC company` (像广告)。
*正确示范：`Purchase Order #PO20250120 - ABC Company for 500pcs LED Lights`。你看，这里面包含了订单号、客户公司名、产品名和数量，一目了然。就算客户邮件很多，扫一眼也知道这是正经事。
开头怎么称呼客户，体现了你的尊重和细心。
*如果知道对方具体姓名：用 `Dear Mr. Smith,` 或 `Dear Ms. Johnson,` 最稳妥。
*如果不知道姓名，只知道公司：可以用 `Dear Purchasing Team,` 或者 `Dear Sir/Madam,`。不过后者稍微有点过时和正式。
*如果之前已经有过比较愉快的沟通：也可以用 `Hello John,` 开头，显得更亲切自然。
我的个人观点是，尽量去搞清楚对接人的名字，这一个小小的举动，能让沟通感觉更直接、更人性化。
这里是重头戏。别写成一整段“大作文”，看着累。咱们分层次来说。
第一段：开门见山，表明来意。
简单问候后，直接说这封邮件的目的。例如：“Hope this email finds you well. Following our discussion/confirmation, we are pleased to issue the official purchase order for the items below.” (希望您一切顺利。根据我们之前的讨论/确认，我们很高兴就以下产品发出正式订单。)
第二段：订单详情，用表格最清晰。
这是邮件的心脏！强烈建议用表格形式呈现，这是最专业、最不容易出错的方式。表格里一般包括：
*产品型号/描述
*数量
*单价
*总金额
*其他要求（比如颜色、规格等）
你可能会问，用文字描述不行吗？行是行，但客户要对着文字一行行核对，容易看花眼。表格一目了然，方便客户复制粘贴到他们的系统里，大大降低了沟通成本。你看，这就是专业性的一个小细节。
第三段：重申关键交易条款。
把谈好的核心条款再确认一遍，避免后续纠纷。用排列的方式说清楚：
*价格条款：比如 FOB Shenzhen, USD 10 per piece.
*付款方式：比如 30% T/T in advance, 70% against copy of B/L.
*交货期：比如 Delivery within 30 days after receiving the deposit.
*包装要求：比如 Standard export carton.
*港口/目的地：比如 Port of loading: Shenzhen, China.
把这些重点内容加粗，让客户一眼就能抓住关键信息。
第四段：附上相关文件并引导下一步。
告诉客户你随邮件附上了哪些文件，比如形式发票、合同草案等，并说明下一步需要他做什么。例如：“Please find the attached proforma invoice for your review. Kindly confirm the order details and make the deposit payment at your earliest convenience so we can arrange production.” (请查收附件中的形式发票以供审核。请您尽快确认订单细节并支付定金，以便我们安排生产。)
结尾用语要礼貌积极。常用 `Best regards,` `Sincerely,` 后面跟上你的全名、职位、公司名、电话、邮箱、公司网站。这是一个完整的签名档，方便客户在任何时候联系你。
除了格式框架，还有一些“软性”的东西，能让你的邮件更出色。
*语气要对头：保持中立乐观。就算催款催单，也是用积极推动事情解决的口吻，而不是抱怨。多用“Could you please...”, “We would appreciate it if...”，少用生硬的“You must...”。
*检查，再检查：发送前，务必检查三遍！检查收件人邮箱、附件、订单里的所有数字（金额、数量、日期）、产品型号。一个数字错误可能导致巨大损失，真的不是开玩笑。
*口语化一点，但别太随意：咱们要求是通俗易懂，可以适当用一些连接词，比如“对了，还有一点...”、“这里需要特别注意的是...”，模拟面对面说话的感觉。但像“哎哟喂”、“哥们儿”这种，在正式订单邮件里绝对要避免。
*用案例说话：比如说，你可以在解释表格重要性时，提一句：“我之前有个朋友，就因为用文字描述数量，把‘1000 sets’写在了段落里，客户看漏了，只安排了100套的料，结果生产时抓了瞎，耽误了交期。” 这样一个小故事，比干巴巴讲道理管用得多。
光说不练假把式，我模拟一个场景给你看。
假设：你公司（Star Tech）要给客户（Global Buyer Inc.的Mr. David Lee）发一个关于500台智能音箱的订单。
你的邮件可能长这样：
Subject:Purchase Order #PO-ST20250120 - Star Tech for 500pcs Smart Speakers
Dear Mr. Lee,
Hope you are doing well.
As per our confirmation yesterday, we hereby issue the official purchase order for the Smart Speakers. Please see the detailed items below.
Order Details:
| ItemNo. | ProductDescription | Quantity | UnitPrice(USD) | Amount(USD) |
|---|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| ST-A100 | SmartSpeaker(Black) | 500pcs | 20.00 | 10,000.00 |
Key Terms Summary:
*Price Term:FOB Shanghai, USD 20.00 per piece.
*Payment:30% deposit by T/T in advance, 70% balance against copy of B/L.
*Delivery:Within 25 days after we receive your deposit.
*Packaging:Standard export carton with foam protection.
Please find the attachedProforma Invoice (PI) ST20250120for your formal confirmation and payment arrangement.
We will proceed with production immediately upon receiving your deposit. Should you have any questions, please feel free to contact us.
Thank you for your business and cooperation!
Best regards,
[你的名字]
Sales Manager
Star Tech Co., Ltd.
Phone: +86-XXX-XXXX-XXXX
Email: your.email@startech.com
Website: www.startech-sample.com
---
看到没？整封信结构清晰、信息完整、语气专业又友好。客户收到这样的邮件，处理起来会非常顺畅，对你公司的信任感也会蹭蹭往上涨。
最后，我想说，写外贸邮件没有唯一的标准答案，但它有最好的实践路径。格式是骨架，清晰和专业是血肉，而真诚和为客户着想的态度，才是它的灵魂。别把它当成一个冷冰冰的任务，把它看作是一次重要的商务沟通。多写、多总结、多从客户的角度想想“这封邮件我看得明白吗？”，你的邮件写作水平，自然就能脱离“小白”阶段，越来越娴熟。这条路，咱们一起慢慢走扎实。
版权说明：
