位置：中邮网
> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸新手怎么发邮件接单？掌握这几点就够了
首先咱得明白一个理儿：发开发信，它是个“概率游戏”，更是个“信任积累”的过程。你可能发出去100封，有5封回复就算不错了。所以，心态千万不能崩。别想着第一封邮件发过去，客户就立马打款下单，那不现实。咱们的目标，是先让对方“记住你”，愿意跟你继续聊。抱着交朋友、提供价值的心态去写，反而更容易打开局面。
你邮件写得天花乱坠，结果发给了公司的前台或者一个早已离职的采购，那不全白搭嘛？所以，找到关键决策人是重中之重。怎么找？
*公司官网“About Us”或“Team”页面：看看管理层或采购部门负责人。
*领英（LinkedIn）：这可是个宝库。用产品关键词、公司名去搜，找到采购经理、产品经理甚至老板，直接联系。
*海关数据：如果预算允许，这类数据能帮你找到真正进口过类似产品的公司及其采购频率。
*行业展会名录：参展商名录里都有联系方式，精准度很高。
我的观点是，前期花60%的精力在找对联系人上，比盲目海发要高效十倍。这就好比钓鱼，你得知道鱼在哪片水域。
好了，人找到了，怎么写这第一封信？记住核心：你是来提供解决方案的，不是来卖东西的。
标题怎么起？
这是敲门砖，决定邮件会不会被直接删除。避免“Cooperation”、“Price List”这种烂大街的词。
*糟糕的例子：“Supplier of LED Lights from China”
*好一点的例子：“Question about your spring catalog for LED Lights” 或者 “Sourcing idea for [客户公司名] from [你的公司名]”
*更好的例子：直接提及对方网站的某个具体产品或新闻，比如 “Following up on your new product launch on [日期] about [产品]”
看出来差别了吗？好的标题显得你做了功课，跟对方有关联，而不是群发的广告。
正文结构（别长篇大论，分点说清楚）：
1.简短问候与开门见山：Hi [对方姓名]， 我是[你的名字]，来自[你的公司]。我在[哪里，比如你们的官网/某个行业平台]注意到贵公司在做[具体产品类型]。
2.快速建立关联（钩子）：我注意到/我们专门为[提及客户产品的某个特点或可能的需求点]提供[你的产品]，我们的方案可能帮助你们[说出一个具体好处，比如降低成本、提升效率、设计更新颖]。
3.展示实力但别自夸：我们与[提一两个知名客户或市场，如果没有就说“一些欧洲/美国品牌”]有合作，附上几张产品高清图（别用太大附件，用图床链接或PDF更好）。或者，可以简单提一下我们某个专利设计或特殊的质量控制流程。
4.明确的行动号召：您是否对了解更多信息感兴趣？如果方便，我可以分享一些更详细的技术参数或案例。或者，直接问：“不知您是否负责这类产品的采购？如果可以，我很乐意将您推荐给我们相关的同事。”
5.落款：留下你的全名、职位、公司、电话和官网。显得专业。
千万要避免的坑：
*附件别乱加：第一封邮件尽量别带附件（尤其是压缩包），容易被系统拦截。
*链接要谨慎：公司官网链接可以，但如果是需要登录的奇怪链接，绝对不要放。
*语法错误：用Grammarly之类的工具简单过一遍，低级错误很减分。
*别用“那些”套路、“背后”的故事来吹嘘自己，实实在在说事。
邮件发出去了，然后呢？干等吗？当然不是。
*最佳发送时间：研究显示，周二到周四的对方工作时间早上（比如他们当地9-11点）打开率较高。避开周一早上和周五下午。
*跟进！跟进！跟进！大部分订单来自第3-5次跟进。如果一周没回复，可以发一封简单的跟进邮件，标题可以是“Re: 原邮件标题”或者在原标题前加“Following up”。内容就一两句话：“Hi [名字]， 只是想跟进一下我之前发的关于[产品]的邮件，看看您是否收到了？期待您的回复。”
*换个方式联系：如果邮件几次没回，可以尝试在领英上发个简短消息，提及你发过邮件，但不想打扰，只是希望确保信息传达到位了。态度要礼貌、不卑不亢。
哎，客户回你了！这时候才是真正考验的开始。回复一定要专业、及时、清晰。
*回答所有问题：客户问什么答什么，没问的，如果相关也可以简要补充。
*报价单要规范：产品描述、型号、价格条款（FOB? CIF?）、付款方式、最小起订量、交货期、包装信息，一个都不能少。做一份漂亮的PDF。
*主动提问：了解客户的应用场景、目标市场、对认证有没有特殊要求。这显得你替他想，也能帮你提供更合适的方案。
*样品是关键：如果产品允许，积极推动寄送样品。这是建立信任最直接的方式。跟客户商量好样品费和运费怎么处理，大方一点有时能换来大订单。
说到这儿，我想插一句个人观点：做外贸，尤其是刚开始，真诚比任何技巧都管用。是什么就是什么，做不到别承诺，有问题提前说。电脑另一头也是活生生的人，他也能感受到你的态度。建立起信任，哪怕你价格不是最低，服务不是最快，客户也愿意跟你合作，因为他觉得靠谱。
说实话，不容易，需要耐心和持续学习。你会遇到已读不回，会遇到砍价砍到脚脖子，也会遇到各种复杂的流程。但是，每当你搞定一个客户，完成一笔订单，那种成就感也是实实在在的。它像种地，播种（发开发信）、施肥浇水（跟进沟通）、除虫（解决问题），最后才能收获（拿到订单）。别想着一口吃成胖子，从写好每一封邮件，认真对待每一个询盘开始。
对了，整个过程里，别忘了用个CRM工具或者简单的Excel表格，把客户信息、联系历史、报价记录都整理好。不然客户一多，你准乱套。
好了，方法大概就是这些。剩下的，就是你去行动，去试错，去调整。一开始可能会觉得生硬，发多了，自然就知道怎么跟不同客户沟通了。这条路，每个外贸人都是这么走过来的，你也不会例外。加油吧，期待听到你的好消息。
版权说明：
