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> 邮箱知识 > 邮箱知识 > 外贸收到询价邮件怎么回？3个步骤+5个技巧，让回复率提升80%
刚打开邮箱，又弹出一封新询价——“Hi, can you send me your best price for...？” 你是不是也经常心头一紧，既兴奋又有点无从下手？兴奋的是，可能来了个新客户；无从下手的是，这种“大众款”询盘每天收一堆，怎么回才能脱颖而出？
说实话，我也经历过这个阶段。早些年，我习惯性复制粘贴一套标准报价单，加上“Dear Sir/Madam, thank you for your inquiry...”就发出去了。结果呢？大部分邮件石沉大海。后来我才慢慢摸出门道：回复询价不是填空题，而是应用题——你得根据客户是谁、他要什么、他可能关心什么，来定制你的答案。
今天，我们就来拆解这个“应用题”。我会用尽量口语化的方式，结合一些真实案例（当然关键信息会模糊处理），分享我从踩坑到慢慢上道的经验。文章稍微有点长，但如果你能耐心看完，我相信下次再收到询盘，你心里会更有底。
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收到询价第一反应是什么？赶紧报价？慢着。我吃过亏——曾经有个询盘写得特别详细，规格、数量、甚至包装要求都列出来了。我一激动，半小时内算好价格发过去。结果对方回了一句：“Thanks, but your price is too high.” 然后就消失了。后来我才知道，那是一家中间商，拿着我的报价去压工厂的价格呢。
所以，我的第一条经验是：回复前的分析，比回复本身更重要。这5分钟诊断，主要看三点：
1. 看邮箱和签名
公司邮箱（@company.com）通常比个人邮箱（@gmail.com）更靠谱。如果签名档有公司名、职位、电话、官网链接，说明对方比较专业，且有意愿建立正式联系。有一次我收到一封来自 @tech-innovations.de 的询盘，签名里还带了 LinkedIn 主页链接，我点进去一看，对方是公司的采购总监。这种询盘，就需要更正式、更详细的回复。
2. 看询价内容的具体程度
我把询盘粗略分为三类，应对策略也完全不同：
| 询盘类型 | 典型特征 | 客户可能状态 | 回复重点 |
|---|---|---|---|
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 泛问型 | “请发产品目录和价格表” | 初步了解市场，可能群发 | 突出公司优势，引导对方提供具体需求 |
| 具体型 | 列明产品型号、数量、规格 | 已做功课，目标较明确 | 针对性报价，强调匹配度和服务 |
| 深度型 | 附带技术参数、认证要求、交货期限制 | 项目已进入采购阶段 | 展示专业能力，提供解决方案而非单纯报价 |
3. 看发送时间和频率
如果对方在当地工作时间发送，说明他可能正在专心处理采购事宜。如果一封询盘同时问了好几类完全不相干的产品（比如既问螺丝又问服装），那很可能是贸易公司或广泛撒网的中间商。这时候，确认对方的真实意图就成了回复的第一步。我一般会简单问一句：“Could you please share a bit more about your project or target market? It will help us provide the most suitable solution.”
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诊断完了，现在可以动手写回复了。一封高回复率的邮件，结构就像讲个好故事：有吸引人的开头，有扎实的内容，还有清晰的下一步。直接上模板没用，但结构可以借鉴。
第一部分：标题和问候——30秒内抓住眼球
邮件的标题决定了它会不会被打开。别再用“Quotation”或者“Price list”了，试试这些：
*包含客户公司或产品名：`Quotation for [Product Name] to [Company Name]`
*突出价值或解决方案：`Proposal for Your [Application, e.g., Packaging] Project`
*回应客户具体问题：`Answers to Your Questions About Moq & Delivery`
问候语也一样。如果知道对方名字，一定用 `Dear [First Name]`，这比冷冰冰的 `Dear Sir/Madam` 亲切太多。如果不知道，我有时会用 `Hi there,` 开头，感觉更轻松一些。
第二部分：正文——展示专业与诚意
这里是核心。我的习惯是遵循“认同-解答-增值”的节奏。
1.先感谢并认同需求：简单一句“Thank you for your inquiry about [具体产品]. It's a great product for [应用场景].” 表示你认真看了邮件，并且懂他的行业。
2.针对性解答问题：客户问什么，就清晰回答什么。价格、参数、MOQ（最小起订量）、交货期，分点说明。关键数据一定要加粗，方便客户快速抓取。比如：
> “The best FOB price for 1000 units is USD 12.5/pc.TheMOQ is 500 units, and thelead time is 35 daysafter receiving deposit.”
3.主动提供额外价值：这是摆脱“报价机器”形象的关键。根据之前的诊断，补充信息：
*如果客户可能关心质量，附上CE/FCC等认证证书。
*如果产品有常见应用问题，分享一两个简短的客户案例（“A client in Spain used it for...”）。
*如果客户没问但很重要，提示付款条款或包装细节。
第三部分：行动号召与结尾——别让对话停在这里
报价发出去不是结束。明确的“下一步”才能推动流程。我会这样写：
> “To help you evaluate better, I've attached our detailed catalog and test report.Could we schedule a short 10-minute call next week to discuss any questions?I'm available on Tuesday or Wednesday.”
> 然后附上签名（姓名、职位、公司、WhatsApp/电话、官网），显得专业可信。
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好吧，邮件发出去了。然后就是焦虑的等待……等一天没回复，心里就开始打鼓：是不是价格太高？是不是写错了？
我的经验是，设定一个合理的跟进节奏，而不是盲目催促。
*第1次跟进（3-5天后）：可以补充一点新内容。例如：“Hi [Name], just following up on my quotation. By the way, we have anew color variantfor that model which is quite popular in Europe now. I've attached a picture for your reference.” 提供一个新信息作为联系的理由。
*第2次跟进（1-2周后）：语气可以更直接一些，尝试了解障碍。“Hi [Name], hope you're well. I wanted to check if you had a chance to review our proposal.Is there any specific concern about the price or specificationsthat I can clarify for you?” 把问题从“你买不买”变成“我有什么可以帮你解决的”。
*终极跟进（酌情）：如果项目有明显的时间节点，比如展会前、旺季前，可以在那个时间点前再联系一次：“Hi [Name], with the holiday season approaching, our production schedule is filling up fast. If you're planning to place an order, I'd recommend confirming by [date] to secure the slot.”
记住，跟进的目的是提供价值或解决问题，而不是单纯问“你考虑得怎么样”。有一次，我跟进一个沉默的客户时，顺便分享了一篇我们写的关于目标市场产品趋势的简短博客。结果他回复说：“Thanks for the article. Actually, we are reconsidering the design...” 对话就这样重新开始了。
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案例一：坏回复（我曾经犯过的错）
>标题：Quotation
>正文：Dear Sir，
> Please find our price list attached.
> Best regards,
> [My Name]
问题分析：标题毫无吸引力；称呼笼统；正文只有一句冷冰冰的话，没有任何互动和引导；附件是海量产品的价格表，客户需要自己找，体验极差。
案例二：好回复（优化后）
>标题：Proposal for Smart Watch Model XS202 for TechGiant Inc.
>正文：Hi Alex, (对方签名里有名字)
> Thank you for inquiring about our smart watch Model XS202. It's a perfect fit for corporate wellness programs like the one you might be running.
> As requested, here are the key points:
>*Unit Price:USD 45.5/pc(FOB Shenzhen) for 500pcs.
>*MOQ:500 unitsper model/color.
>*Lead Time:30 daysafter sample confirmation.
>*Key Feature: Theheart rate monitoryou asked about has an accuracy of ±2 BPM, and the data can be integrated via the API we provide (documentation attached).
> To help you evaluate, I've attached:
> 1. Adetailed quotation sheet.
> 2. TheFDA & CE certificates.
> 3. Acase studyof how a UK client uses our watches.
>Would you like me to arrange a sample?We can express one to you next week. Please let me know a convenient shipping address.
> Looking forward to your feedback.
> Best,
> [My Name]
> Sales Manager
> [Phone & WhatsApp] | [Website]
为什么更好：标题个性化；称呼亲切；开头表明理解客户业务；信息分点清晰，重点加粗；主动提供证书和案例增加信任；以“安排样品”作为明确的、低门槛的下一步行动号召。
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最后，说点实在的感想。外贸回复询价，说到底是在和屏幕背后一个真实的人建立信任。模板和技巧是工具，但真诚和专业才是底色。不要害怕在邮件里稍微展现一点“人味”，比如用“To be honest with you, the price might look a bit higher at first glance, but here's why...”这样的口语化表达来解释价值。
现在，再回到开头那个问题——“Hi, can you send me your best price for...？” 下次看到它，你会怎么回呢？希望这篇文章能给你带来一些新的思路。慢慢来，每一次用心的回复，都是在为下一次成交铺路。
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